フリーアドレスの座席管理ツールの効果とは？
注目すべき機能と導入の流れとポイントを解説

フリーアドレスの座席管理ツールの導入で期待できる効果は、以下の3つです。

１．コミュニケーションの円滑化
２．業務効率の向上
３．オフィススペースの有効活用

それぞれの効果について詳しく解説します。

１．コミュニケーションの円滑化

座席管理ツールを導入することで、従業員のコミュニケーション円滑化が期待できます。社内フロアの可視化により、従業員の在席を素早く特定できるからです。フロア内を歩いて従業員を探す手間が省けるため、円滑なコミュニケーションを実現できます。

さらにプレゼンス（在席確認）機能が備わっていると、従業員の状況をリアルタイムで把握することが可能です。従業員の様子をわざわざ確認する手間が省けるため、従業員本人の都合に合わせて声かけができます。

２．業務効率の向上

座席管理ツール導入により、業務効率の向上も期待できます。声掛けしたい社員のプレゼンス（在席管理）が一目でわかるとともに打ち合わせなどスムーズに開始ができます。
また、デスクの空席情報をリアルタイムに確認できるため、空席を確認する手間が省けスムーズに作業・業務を開始できます。

また、テレワークかオフィス出社かが一目でわかり、直接声掛けかコミュニケーションツールの利用か瞬時に選択できます。

３．オフィススペースの有効活用

座席管理ツールを使用し、オフィススペースの有効活用も期待できます。デスクや会議室の稼働率を数値化することで、超稼働・低稼働のオフィススペースを改善し、従業員が快適に過ごせる空間を検討できるからです。

たとえば従業員が使用しやすい位置にデスクを設置したり、人気のある什器を配置できたりします。また超稼働のスペースがあれば、その対策として広いスペースに移設したり、新規スペースを開設したり、利用時間を検討することもできるでしょう。

フリーアドレスの座席管理ツールで注目すべき機能は、以下の3つです。

１．デスクや会議室の予約・管理、空予約防止機能
２．デスクの抽選・ランダム機能
３．オフィス備品の予約・管理機能

各機能の特徴について詳しく解説します。

１．デスクや会議室の予約・管理、空予約防止機能

デスクや会議室の予約機能を使用することにより、利用したい日程・時間などを選択し、デスクや会議室などを押さえることが可能です。空席を探す手間を省き、余裕を持って業務に取り組めます。

また会議開始や終了を知らせるアラームなどの管理機能が備わっていると、だらだら会議の防止、さらには空予約防止機能で他に会議室を使用する人に迷惑をかけることがなくなります。

２．デスクの抽選・ランダム機能

デスクの抽選・ランダム機能を使用することで、従業員の作業場所をシステムにより抽選・ランダムに決めることが可能です。いつも同じ従業員で固まって座ることを防ぎ、従業員同士のコミュニケーション活性化に繋がります。

３．オフィス備品の予約・管理機能

オフィス備品の予約機能を活用することで、備品の使用者と使用する場所を可視化することが可能です。備品の盗難や紛失を防ぐこともできます。

また備品の使用頻度が把握できる管理機能が備わっていると、各備品を追加購入する指標にもなります。使用頻度が高い備品を追加購入したり、逆に使用頻度が低い備品の個数を減らしたりすることで、効率よく備品管理ができるでしょう。

フリーアドレスの座席管理ツールを導入する流れとポイントは、以下のとおりです。

・ 業務に必要な機能を整理する
・ デバイスの利用環境に適しているか確認する
・ 既存システムとの互換性を確認する
・ 料金形態を確認する
・ トライアル期間を活用する
・ サポート体制について確認する

導入の流れと押さえてほしいポイントについて詳しく解説します。

業務に必要な機能を整理する

座席管理ツールを選ぶ前に、現在の業務での問題点、課題を洗い出し、業務に必要とされる機能を整理しましょう。事前に必要な機能を整理しておくことで、自社に合うツールを選択できます。

たとえば個室や会議室などが多い企業の場合、会議室の予約・使用状況が把握できるツールがあること、空予約が頻繁に起きている場合は空予約防止機能があることなど現場ニーズに沿った対応が必要でしょう。またグローバルな人材が多い企業であれば多言語に対応したツールを導入することで、全従業員がスムーズに利用できるでしょう。

デバイスの利用環境に適しているか確認する

座席管理ツールによって仕様が異なるため、業務で使用しているデバイスなどの利用環境に適しているか確認しましょう。デバイスに搭載されているOSの種類によっては、ツールの使用ができない場合があるからです。

パソコン・タブレット・スマートフォンなど、デバイスによって異なるOSを使用している場合は各デバイスの利用環境を確認しましょう。またOSのバージョンによって、ツールが使用できない場合もあります。最新のOSにアップデートができているか、1台ずつ確認してください。

既存システムとの互換性を確認する

座席管理ツールと既存システムの連携をしたい場合は、必ず互換性を確認しましょう。既存システムと連携可能なツールであれば、従業員の使用頻度の向上に繋がるからです。

たとえばスケジュールシステムと連携することで、スケジュール上に座席予約を反映できます。また既存のプレゼンス（在席確認）システムとの連携により、従業員の在席・出社情報を座席管理ツール内で確認することも可能です。

料金形態を確認する

座席管理ツールは業者によって利用料が異なるため、料金形態も確認しましょう。主な料金形態とメリット・デメリットについてまとめました。

　従量課金制（例：1ユーザーあたり月額○○円）
　　メリット　：必要な人数分だけアカウントを追加できるため、余分な費用を抑えられる。
　　デメリット：従業員の人数が増えた場合、定額課金制よりも費用がかかる場合がある。

　定額課金制（例：100ユーザーで月額○○円）
　　メリット　：一定の料金でサービスを使用できるため、従業員の人数が多い場合は従量課金よりも
　　　　　　　　費用を抑えられる。
　　デメリット：従業員の人数が少ないと、１名あたりにかかる費用が高い場合がある。

従業員の人数によってメリット・デメリットが異なります。各ツールの1名あたりの費用を算出したうえで、予算に合ったツールを選択してください。

トライアル期間を活用する

自社の要件に合う座席管理ツールを確認できたら、導入前にトライアル期間を活用しましょう。トライアル期間を活用することで、ツールのユーザビリティを確認でき、他社ツールとの比較・検討ができるからです。

また、デバイスの環境が整っている場合でも、何らかの影響により既存システムと連携できない場合などもあります。既存システムとツールの相性を把握するために、トライアル期間を有効活用してください。

サポート体制について確認する

座席管理ツールのトライアル期間中は、サポート体制についても確認しましょう。トラブルが発生した際の流れを押さえておくことで、スムーズに対処できるからです。サポート窓口への連絡手段（メールや電話など）や、窓口への繋がりやすさなど、サポート体制に問題がないか確認しましょう。

その際、サポート時間帯・曜日など事前に確認しておきましょう。

フリーアドレスを効率よく運用するために、自社の要件に合う座席管理ツールを導入しましょう。
ツールを導入することでコミュニケーションの円滑化や業務効率の向上を目指すとともにオフィススペースの有効活用へ繋げてください。

またフリーアドレスの座席管理ツールを導入する際は、業務に必要な機能を整理しましょう。

そして複数の座席管理ツールを選定し、快適に使用するためにデバイスの利用環境や、既存システムとの互換性も確認したら、是非デモやトライアル期間を利用し、機能や使いやすさなど自社の要件に合うツールを見つけてください。

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ツールを確認できたら、コスト面・サポート体制などを十分に考慮し、それぞれの企業に適した座席管理ツールを導入してください。