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小田急電鉄株式会社 様 工事書類の電子化による保管スペースの削減を実現
工事事務所書保管の書類電子化を行ないました。
また、保管場所の確保が目的となります。
また、電子化したデータを統計的にとりまとめ、ファイル名を整理しました。
それぞれハイパーリンクを設定し単純な書類のPDF化のみではなく運用まで考え、後の検索のしやすさ、効率化も実現します。
導入経緯
工事完了に伴い事務所を閉鎖する為、工事書類の保管場所が課題となる。法律上の保管義務期間や設計書類は今後の補修・改修などで確認が必要で破棄する事も出来ない環境。
IT推進部より導入実績のある契約書の電子化事例(平成28年度）を紹介いただき工事事務所書保管の書類電子化を検討。実際のデータをサンプリングでお預かりし、品質・コスト・納期・セキュリティなどを確認いただき導入をする事となりました。
(平成31年3月導入)
導入目的
工事書類の電子化と保管場所の確保が目的となる。また、電子化したデータを統計的にとりまとめ、ファイル名を整理。
それぞれハイパーリンクを設定し単純な書類のPDF化のみではなく運用まで考え、後の検索のしやすさ、効率化も実現しました。
導入ポイント・実績
・竣工書類 約242,400貢のPDF化
・ハイパーリンク作成
名称、ルールの検討、修正
・電子データPDF化
DocuWorksデータのPDF化
約250式
・お客様保有のストレージへデータ納品
豊富な実績に基づく品質により、電子化作業の項数、時間の削減を実現。
今後の計画
工事事務所の閉鎖までに必要分のPDF化を実施。今回の導入結果を見て工事書類以外の書類についても電子化を検討。
導入効果・お客様の声
書類スペースの削減に加え、必要なデータを効率良く検索・閲覧が可能になり、データの運用、項数削減にも効果がありました。