オフィス移転およびリニューアル時のフリーアドレス化による働き方改革の実現

　オフィスにおいてフリーアドレスとはどのようなことでしょうか？
　簡単に説明すると、社員個々が固定席を持たず自由に働く席を選択できるオフィススタイルを指します。従来、多くの企業では、決められた位置にデスクを配置し、一人一台デスクが与えられ、その与えられたデスクで働いていました。その「固定席」という概念をなくし、空いている席や自由な場所で働くことができるのです。
　固定席をなくすためには、社員が出社した際、身軽に席につき作業が開始できる状況を作る必要があります。例えば、デスクトップPCの使用や書類をファイリングして持ち歩くと席の移動が難しくフリーアドレスを実現する阻害要因になってしまいます。
薄型ノートPCの導入や、社内におけるペーパーレスの推進（データのデジタル化とそれに伴うセキュリティ対策の実現）を意識して取り組む中で、資料のデジタル化により検索性が高まり、資料の紛失を防止できます。また、ペーパーレス化のルールを定めた上で、オフィスに個人キャビネットを設置して、最低限の書類と荷物を保管できる状況をつくることも大切です。
　フリーアドレス化は常にオフィスが整理整頓され、お客様や採用面接で来訪される学生にも良い印象を与えることができます。

フリーアドレス化は、オフィスレイアウト変更やまたはオフィス移転の際、検討いただくと共に、会社における働き方の見直しをする絶好の機会になります。
下記オフィスにおけるフリーアドレス化によるメリットを紹介いたします

１. 働き方改革の実現に向けた環境が整えられる

　フリーアドレス化することにより、薄型PCの配布や書類のデジタル化を進めていきますが、これらに対しての対応は、テレワークの導入が容易にします。　
　テレワークを導入することにより、育児や介護にかかわっている社員や病気療養中の社員などを継続雇用できるようになりますし、遠隔地に住んでいたり、健康上の理由で出社が難しかったりする人など、多様な人材を活用することも可能です。また、災害時における事業継続も大きなメリットと考えられます。このようなフレキシブルな働き方を提供することにより、社員の離職率が下がることが期待されます。一方でテレワークを導入するために、勤務時間や仕事内容の連絡や報告など、どのように行うのかについてルールつくりが必要になってきます。
　弊社では、８年前からフリーアドレス化を実現し、テレワーク制度についてもコロナがささやかれ始めた2020年より展開しており、それを支えるICTインフラも徐々に強化されています。

1-1. 弊社におけるフリーアドレス化/テレワークICT活用例
弊社では下記例のICT活用によりフリーアドレス化を実現しています。

■無線LAN導入
　-ノートPCとの運用でどこでも業務が可能
　-組織変更、レイアウト変更時に工事不要
■大型モニタ導入
　-会議書類が不要でペーパーレス化の実現
　-リアルタイムな情報を共有しての会議開催が可能
■Web会議システムの導入
　-Web会議でのテレワークの実施が可能
■行先表示システムの導入
　-誰がどこに座っているかが一目でわかる自社開発システムの活用
■クラウド勤怠システムの導入
　-リモートで勤怠入力が可能
■クラウド活動報告/案件管理の導入
　-モバイル環境での報告、案件管理などに活用
　など

2. 紙資料のデジタル化による経費削減

　従業員は自分の固定席を持たないフリーアドレスオフィスでは、書類の保管スペースがほとんどありません。そのため資料は極力デジタル化して、セキュリティ管理された共有サーバーやクラウド上で管理することになります。このことによりデータ検索性が向上するとともに、セキュリティにおいても飛躍的に改善されることが期待されます。また、デジタル化により、用紙や印刷代およびファイルフォルダーなどのコストが削減できます。

3. オフィススペース/コストの削減

　固定席を持たないため、全従業員分の席を用意する必要はなく、現在の在籍率を計算してそこから最低限必要となる座席数を確保すれば良いため、削減されたスペースを別用途で活用するほか、オフィス移転の際にはオフィススペースの縮小が可能で固定費の削減になります

3-1. 弊社のオフィススペースの削減実績
弊社においてもフリーアドレス化により下記のようなコスト削減を実現しています。

　■支店を本社へ統合し総床面積を従来比78%に縮小
　■執務エリアを従来比70％に縮小
　■ミーティングスペースが従来比2倍に拡大
　■ロッカー、キャビネ台数 従来比20%に削減
　■プリンターコピー機台数　従来比25%に削減

4. オフィス美化

　フリーアドレス化により従業員は仕事が終わると自分の資料をその都度個人ロッカーに収納するスタイルになります。そのためデスク周辺に仕事の資料が山積みになっていることがなくなり、オフィス内はいつもきちんと整理整頓されている状態となります。

5. 社内コミュニケーションの活性化

　他部門の人との席を自由に変えられるため、他部門との壁がなくなり意思疎通がスムーズに行われる。今まで関わることが少なかった社員とコミュニケーションが増えることで、多様なコラボレーションが生まれるのです。

5-1. 弊社におけるフリーアドレス化によるコミュニケーション活性化の効果
　■ミーティング機会が増加
　■開放的なオフィスで社員交流が盛んになりモチベーションが向上
　■集中エリアでの作業で資料作成など効率化
　■リフレッシュエリアで気分転換と社員交流

メリットがたくさんある一方で下記のような課題が考えられ対策をとる必要があります。

1. 課題と解決策

■誰がどこにいるかわからない
　 行先表示なシステムなどICTの活用で解決する
■自分の席がないことで疎外感や帰属意識が希薄になる
　個人ロッカーにネームプレート → この企業に存在しているという安心感や帰属意識につながる
■周りを意識しすぎて仕事に集中しにくくなる
オフィスレイアウトの中に集中エリアを設けるなどレイアウトで工夫する
■書類をしまう場所がない
　 個人ロッカーから荷物を取り出し、帰宅時には整理整頓してから帰るという運用を徹底することで、机の上を常にきれいな状態に保てます。このことにより、書類を長時間放置することがなくなり、紙での情報漏えいリスクも低減することができます。
■固定席がないので郵便物を置けない
　出入口付近にメール専用棚を設置する
■フリー席が固定化する
　運用ルールを設定し、たとえば集中エリアなど特徴のある機能別スペースをデザインする。　　

2. フリーアドレス化が向いていない企業

　個人情報や機密情報を良く扱う企業や、仕事の特性で在籍率が高い企業については一般的にフリーアドレス化に向いていないと考えられます。

1. 従業員の納得感と期待感を得る

　フリーアドレス化を導入するにあたり、なぜそのような取り組みが必要なのかという背景や導入メリットをしっかり従業員と共有し社員の共感を得ることが重要です。特に、導入にあたっての運用ルールなどの方針もある程度具体的に共有できるとイメージがわきやすいと思います。
また、会社側のメリットだけではなく、従業員個々にとってどのようなメリットやチャンスがあるのかを理解してもらうことも必要です。抵抗感を上回る期待感を持ってもらえるような、説明が必要になってきます。

2. 目的とゴールを明確にする

導入にあたって最初に定義することは、なぜ、フリーアドレス化したいのかという目的をはっきりさせることです。
上記に、メリットを数点紹介いたしましたが、企業が本当に実現したい内容があるのであれば、その内容が目的になってくると思います。

3. 運用ルールを決め正しく運用する

例えば、席はローテーションするとか、私物は極力机の上に置かないなど最低限の運用ルールを確実に守っていくことが非常に重要になってきます。

4. 支援環境を整備する

ICTインフラ環境を整えることと固定電話からモバイルツールへの移行は、フリーアドレス化にとって重要なアイテムになります。　ほかにも、素早い情報共有のためのデスクトップ共有（簡単に自分のデスクトップを投影できる仕組み）、旬な情報共有のためのサイネージ、仲間の状況を簡単に把握するためのチャットツールやスケジューラーなど、フリーアドレスにおいてICTが果たす役割はとても大きいといえます。

弊社での環境例
　【ICT備品】
　・モバイルPC　
　・Webカメラヘッドセット
　・大型モニタ
　・モバイルルーター

　【サービス製品】
　・Web会議システム
　・グループウエア
　・クラウド勤怠管理
　・ワークフロー（MS365製品）
　・行先表示システム
　・クラウド活動報告/案件管理システム

【通信・その他】
　・スマートフォン内線サービス（どこでも内線）
　・無線LAN
　・セキュリティ （UTMなどハードウエア製品/サービス製品）
　　など

オフィス移転やレイアウト変更時にフリーアドレス化を検討される際、どのように進めていったらよいのか悩ましいですよね？下記弊社の経験や実績から下記のポイントでフリーアドレス化を進めてみてはいかがでしょうか？

■オフィス設計・什器選定
(什器の選定　/ ゾーンニングおよび空間設計)
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■ICTの環境選定
(スマホの活用 / 無線LAN　/ モバイルPC / ワークフロー)
関連ページ：ICT基盤構築ソリューション
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■ペーパーレス化実施方針の策定
(デジタルサイネージ/セキュリティ/ペーパーレス)
関連ページ：ペーパーレス推進支援サービス
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■フリーアドレスの運用
(運用設計/運用ルール/ワークプレースサーベイ/行先表示など)

　オフィス移転に必要な手続きを確認する前に、まずは移転の全体的なスケジュール感を把握することがとても大切です。手続きは漏れずに行っていたのに、実際の移転作業の手配は間に合わなかった、急ぎで手配したために移転で実現したいことができなかった…といったことになってしまっては元も子もありません。ここでは簡単に流れについて説明させていただきます。
その中でフリーアドレス化についても早期に計画設計を行う必要があります。

オフィス移転やリニューアルの時こそ、働き方を見直す絶好のタイミングであり、テレワークの実現やフリーアドレス化は重要な手段となります。　是非ご検討いただき、弊社にご相談いただければと幸いです。

事例
弊社の事例一覧を参考にしてください

お役立ち情報
「社員が創造的になる、クリエーティブオフィス」