フリーアドレスオフィスとは？
導入を失敗しないための注意すべきポイント【事例付き】

フリーアドレスオフィスとは、オフィスの中の固定席を廃止し、従業員がその日の気分や業務内容などによって自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。

フリーアドレスオフィスが進んでいる背景には、ICTの発展や業務におけるクラウド環境の活用などがあります。従来とは異なる業務環境の構築が可能になり、決まった場所にいなくても仕事が行えるようになりました。また、新型コロナウイルス感染症の影響でテレワーク等の働き方改革が急速に進んだことも要因の一つです。

フリーアドレスの目的

フリーアドレスの目的には、「従業員同士のコミュニケーションの活性化」「オフィススペースの省略化」が挙げられます。

固定席を持たないフリーアドレスオフィスでは、従業員が自分の好きな席を選んで業務を行うため、日によってさまざまな従業員と接点を持つことになります。固定席であれば、同じ部署内の人間としかコミュニケーションを取らなかったものが、他部署の接点がなかった人とコミュニケーションが生まれるなどです。
席が固定化されないことで、社内のコミュニケーションが活発になるのはもちろんのこと、新たなアイデアが生まれるきっかけになることもフリーアドレスのメリットとして挙げられます。

またフリーアドレスオフィスでは、従業員全員分の席を用意していないことがほとんどです。なぜなら営業職など外で仕事ができる職種はオフィスにいなくても仕事ができる環境が整うからです。固定席の場合、全員分の席を設ける必要がありますが、全員分の席を設けていても社内に従業員全員が揃っていることはほとんどなく、稼働率は低くなります。
さらにペーパーレスなどによって書類を保管するスペースも減少するため、オフィスの省スペース化が実現できます。座席数の減少と保管スペースによる省スペース化ができれば、コスト削減にもつながります。

フリーアドレスのレイアウト

フリーアドレスのレイアウトは企業によってさまざまですが、基本的には「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」に分けられます。
完全フリーアドレスとは、部署を問わずに社内の従業員が好きな席で業務を行うようなレイアウトです。一方でグループアドレスは、同じ部署内の中で自由に席を選ぶ運用方法です。

たとえば部署間で連携をしながら業務を行うことが多い企業でれば、完全フリーアドレスを採用してコミュニケーションを活発にするなどが考えられます。
反対に新部署を立ち上げたばかりのため、まずは部署内の連携を強化してほしいと考え、グループアドレスを導入することもあるでしょう。

フリーアドレスオフィスは、導入することが目的ではなく、導入してどのような効果を得たいかを明確にすることが大切です。

フリーアドレスオフィスを導入する際には、4つのポイントを押さえておくことが大切です。
それぞれのポイントについて解説していきます。

１．導入コスト

当然ですが、フリーアドレスを導入する際には一定のコストがかかります。たとえば以下のようなものです。

・クラウド環境構築費用
・オフィスレイアウト構築費用
・デスク・椅子等の備品費用
・ノートパソコン・スマートフォン等の備品費用
・オフィス移転費用 ※現在のオフィスから移転する場合

フリーアドレスを導入するためには、どこでも同じように仕事ができる「クラウド環境の構築」は必須になります。また、どのようなレイアウトにするか業者との打合せの下、構築する費用、従業員に問題なく業務を行ってもらうためのノートパソコン等の費用などがかかってきます。

フリーアドレスオフィス導入の際には一時的にまとまったコストが必要ではありますが、中長期的な視点には、コスト削減につながります。

２．物理的セキュリティリスク

フリーアドレスでは、固定席のように作業を行うデスクに収納スペースなどはありません。案件で扱う重要な書類などは、適切に管理できなければ、盗難や紛失のリスクもあります。
対策としては、重要な書類を扱う際のルール設定などが挙げられます。たとえば契約書類などは、すぐに電子化して保存を行い、原本は総務部がファイルを活用するなどして、一括で管理するなどです。
他にも従業員の私物の取り扱いにも注意が必要です。会議や退社時など離席をする際には、都度荷物を持って移動する必要があります。こちらは従業員専用の個人ロッカーを割り当て、保管してもらうなどが対策として挙げられます。

３．マネジメント低下を防ぐツールの検討

フリーアドレスオフィスになることで、管理職にとっては高度なマネジメントが求められます。固定席であれば、出社の確認や軽いコミュニケーションなどは容易にできますが、フリーアドレスでは、まずどこにいるのかの確認が必要です。近年そのマネジメント低下を防ぐツールの活用検討が必要になってきています。

管理職が部門メンバーの業務を管理できず、生産性が落ちてしまうことはもちろんのこと、コミュニケーションが減少してしまい、ストレスなどの変化に気づかないケースもあります。
対策としては、チャットを使ってコミュニケーションを取る、所在管理システムを活用する、週１回は部署メンバーが集まっての業務の進捗確認などを行うなどが挙げられます。

４．運用ルールの策定

フリーアドレスオフィスにレイアウトを変更しても、適切に運用できていなければ意味がありません。適切に運用するためには、運用ルールの策定が必須になります。たとえば、以下のようなものです。

・フリーアドレスオフィスの目的の明確化と従業員への周知
・活用するシステムやツールなどの利用ルールを策定
・電子ファイル等の共有化などのルールを策定
・個人に届く郵便物ルールの策定
・固定席にならないようなルールの策定
・電話やWeb会議、打ち合わせスペースの活用ルールの策定

フリーアドレスオフィスは目的を明確化し、その目的を達成するために行います。この目的を基本として、活用するシステムやツールを決めていき、どのような運用で行うと良いかを決めていきます。
なお、運用ルールは運用開始後に適宜変更ができるようにしておくことも大切です。運用開始後に現場から課題や要望が出てくることも十分にあり得るからです。現場の状況を加味した上で、常に運用ルールのブラッシュアップを続けていくことで、長期的な運用が可能です。

実際にフリーアドレスオフィスを導入した事例として、以下の2社の事例を紹介します。

事例①

クラウド導入支援やITインフラ構築などを行っているA社内では、独自のフリーアドレスオフィスを実践しています。
同社では導入にあたって「生産性高く躍動的な組織を実現するための装置」と考え、以下の目的で施策を行いました。

・紙の書類の排除
・電源と電話線の排除
・LANケーブルの排除

具体的には、ペーパーレスシステムの導入から無線LANの導入などを行い、上記の目的を達成しています。運用後もフリーアドレスオフィスを定着させるために分科会を設置し、現場の評価や改善要望などを基にアップデートしていきました。
結果として、80%以上の従業員が「コミュニケーションが増加した」としています。

事例②

B社では、従来からフリーアドレスオフィスの導入を進めています。当初はフリーアドレスとしての機能を果たせず、席の固定化が起きてしまう、紙の資料が残ってしまうなどの課題があったようです。

同社ではこうした課題を解決するために、紙の資料作成の削減を徹底しました。たとえば取締役会でも5枚程度の紙の資料で収めるなど、トップ会議の場でも、ペーパーレスを実践しています。
さらに固定席の課題に対しては、従業員が当日の気分などに合わせて、最適な席を自動で案内するシステムを構築しました。従業員の動きを流動化させ、コミュニケーションの活性化につなげています。

フリーアドレスオフィスは導入することが目的ではなく、導入したことにより、自社がどのような姿になりたいかの目的を明確化することが大切です。また、導入するまでの時間よりも運用してからの時間の方が圧倒的に長いため、運用ルールの策定やセキュリティリスクへの対策などの準備も十分に行う必要があります。
自社で導入を目指す際には、導入ポイントを押さえた上で検討を進めてみてください。