フリーアドレス導入時の懸念点とは？
便利グッズやガジェットをご紹介

フリーアドレスを導入した際、主に4つの懸念点が挙げられます。業務に支障が生じる前に、解決策を検討しましょう。

荷物の管理

フリーアドレスでは、個人デスクのように荷物を置いたままにすることはできません。従業員同士でデスクを共有する仕組みであるため、常に荷物を持ち運べる状態であることが求められます。したがって、従業員が各自で荷物管理できる環境を整えることが必要です。

荷物の管理をするために、個人ロッカーや荷物を収納するグッズの導入を検討しましょう。ロッカーや収納グッズは、製品によって大きさや機能性などが異なります。業務に必要な荷物の大きさや量も考慮したうえで、従業員が使いやすいものを選ぶことが大切です。

郵便物の管理

フリーアドレスは毎回違うデスクで業務を行うため、個人デスクのように郵便物を置くことができません。もし従業員不在のデスクに郵便物を置いたままにすると、他の従業員が誤って開封したり、紛失したりするなど業務上のリスクが考えられるからです。リスクを回避するために、郵便物の管理業務が追加される可能性もあります。

管理業務を増やさないために、郵便物を管理するルールや受け取り場所を定めましょう。郵便物を保管するスペースの設置や、スペースが取れない場合は保管ボックスを導入する方法もあります。管理業務が負担にならない仕組みをつくりましょう。

セキュリティ対策

フリーアドレスを導入する際は、盗難や紛失、機密情報の流出などのセキュリティ対策も検討しなければなりません。休憩や会議などで離席したときに、荷物が盗難・紛失するリスクがあるからです。また、リリース前の社内情報や個人情報などの機密情報が表示されたPC画面が隣に座った従業員の目に入ってしまい、流出するリスクも考えられます。

盗難や紛失そして機密情報の流出を防ぐために、セキュリティ対策ツールやグッズの導入を検討しましょう。ただしセキュリティツールにおいては、イニシャルコストではなくランニングコストが発生する可能性もあります。機能性や利便性を考慮したうえで、導入を検討してください。

コンセント不足

フリーアドレスを導入後、経営方針によって人員増加が見込まれる場合は、コンセントが不足する可能性も考えなければいけません。余裕を持ってコンセント数を設置していなければ、デスクで業務する人が増えたときに対応できないからです。もし長時間PCを使用する業務であれば、継続して充電できないと業務に支障が生じる恐れもあります。

オフィスのコンセント不足を解消するために、ワイヤレスタイプの充電器やUSBハブなどのPCガジェットを活用しましょう。もし導入する際は、従業員の私物と混同されないように、番号を振って管理するなどの使用ルールを定めることも大切です。

フリーアドレスの荷物管理に役立つ収納グッズを3つご紹介します。使用環境に合ったグッズを導入し、簡単に荷物管理ができる仕組みをつくりましょう。

モバイルバッグ

モバイルバッグはPC・タブレット・資料・文房具などを入れて、持ち運びができる収納グッズです。業務に必要な荷物をバッグにまとめるだけなので、取り出し・片付けも簡単にできます。

デスクの上に置いて使用できるファイルボックスタイプや、持ち運びに便利な肩掛けタイプなど種類が豊富です。業務の用途に適したものを選びましょう。

カバン用フック

カバン用フックは、デスクに取り付けてカバンを吊り下げられる便利グッズです。限られたスペースでも、カバンを置くことができます。デスクのフチに引っ掛けるタイプや、マグネットで固定するタイプなど種類はさまざまです。

個人ロッカーに荷物が入りきらない場合、組み合わせて使用するといいでしょう。

スタンド型文房具ケース

スタンド型文房具ケースは、デスクの上に設置できる文房具に特化した収納グッズです。ケースが自立できるように設計されているため、ペン立てのように使用できます。

電卓など大きな文房具も収納できる製品もあり、サイズも豊富です。部署ごとに必要な文房具を確認したうえで、適したサイズを選びましょう。

フリーアドレスの郵便物管理に役立つ収納グッズを2つご紹介します。管理業務を省き、従業員の負担を軽減しましょう。

レターケース

レターケースは、手紙や書類などを棚ごとに分類し、保管できる収納グッズです。従業員の名前や部署で棚を割り振ることで、郵送物を管理できます。レターケースは製品によって、棚の数や大きさが異なります。

全従業員分の棚を設置する場合は、製品の大きさを確認したうえで、設置スペースを確保しましょう。

キャビネット

キャビネットは、書類や荷物などを保管できる収納グッズです。手紙や書類以外の大きな郵送物が届いたときに、保管・管理ができる棚として活用できます。キャビネットは扉あり・なしのタイプや、引き出しタイプまで種類が豊富です。

郵送物の管理がしやすいタイプを選択しましょう。

フリーアドレスのセキュリティ対策に役立つ便利グッズを3つご紹介します。個人情報の流出や盗難・紛失の被害を防ぐために、ぜひ導入を検討してください。

デスクパーテーション

デスクパーテーションは、デスクの上を簡易的に区切ることができる便利グッズです。PCの周りをパーテーションで区切るため、他人からPCを覗かれる心配がなく、セキュリティ対策として活用できます。

持ち運び可能な折りたたみ式のタイプや、デスクに固定できるタイプなど種類が豊富です。デスクのスペースを考慮し、業務に適したものを選びましょう。

のぞき見防止フィルター

のぞき見防止フィルターは、正面以外の角度からPC画面を見えにくくする便利グッズです。隣や背後から突然PCをのぞかれても、画面が見えにくい状態にしてくれます。

着脱可能なマグネットタイプや、画面にフィルムを貼り付けるタイプなど、製品によって仕様がさまざまです。PC画面のサイズを確認したうえで、適したものを選択しましょう。

スマートタグ

スマートタグは、持ち物などの位置を把握できる便利グッズです。スマートフォンやタブレットなどに連携し、スマートタグの位置を確認できるため、盗難・紛失防止の対策グッズとして活用できます。

キーホルダータイプや薄型のカードタイプに加えて、PCや社員証などに貼り付け可能なシールタイプなど、種類が豊富です。それぞれの用途に合ったスマートタグを選びましょう。

フリーアドレスのコンセント問題に役立つガジェットを2つご紹介します。従業員が快適に業務ができるよう、コンセント周りの環境を整えましょう。

ワイヤレスモバイルバッテリー

ワイヤレスモバイルバッテリーは、コンセントが使用できない場所でも充電できるガジェットです。業務時間外に充電を行えば、翌日コンセントがない場所で活用できます。メーカーや製品によって、バッテリーの電力量が異なります。ハイスペックなPCを業務で使用しているのであれば、電力の容量が大きいものを選びましょう。

USBハブ

USBハブは、USBの接続数を増やすためのガジェットです。限られたコンセントしかない場合、PCや電源タップにUSBハブを接続することで、USBで充電可能な機器を接続できます。もしUSB以外の端子が必要であれば、マルチタブ対応の製品がおすすめです。

導入前に接続機器の端子を確認したうえで、使いやすいサイズのものを選びましょう。

フリーアドレスを継続して運用するためには、問題を解消してくれる便利なグッズを活用しましょう。便利グッズを導入することで、業務の効率化やコミュニケーション活性化などのフリーアドレスのメリットを活かすことができます。

またフリーアドレスの便利グッズを導入する際は、実際に使用する従業員に対して、相談することも大切です。そして便利グッズの使用方法・設置場所・コスト面などを総合的に考慮し、それぞれの会社に適した便利グッズを導入してください。