フリーアドレスのレイアウトを設計する手順！
種類、注意点、事例をご紹介

フリーアドレスの効果を求める時、フリーアドレスに適切なレイアウトの設計が重要です。従業員の働き方に合わないレイアウトを採用してしまうと、作業効率やモチベーションの低下に繋がります。

例えばチーム単位で業務を行う場合、チームが集まるスペースがなければ作業効率の低下やコミュニケーション不足を招く恐れがあります。各従業員の業務内容や作業手順・方法などを把握したうえで、適切なレイアウトを検討しなければなりません。

フリーアドレスのレイアウトを設計する手順は以下のとおりです。

１．目的の明確化
２．ゾーニングの検討
３．動線の構築

各手順について詳しく解説します。

１．目的の明確化

レイアウトの設計をする前に、フリーアドレスを導入する目的を明確にしましょう。導入目的を明確にすることで、目的に沿ったレイアウト設計が可能となります。

例えば従業員のコミュニケーション円滑化を図りたい場合、背中合わせのデスクレイアウトよりも、従業員同士が対面し、気軽に声かけできるレイアウトがおすすめです。
またWEB会議できるスペースを作りたいと検討している場合、ブース型のデスクをレイアウトすることで、周りを気にせず会議に集中できます。

実際にオフィスを利用する従業員に対し、業務改善へ向けた実地調査をしたうえで目的を明確にしましょう。

２．ゾーニングの検討

フリーアドレスの導入目的を明確にしたうえで、効果が現れるゾーニングを検討しましょう。

ゾーニングとは、「会議スペース」や「休憩スペース」、「集中スペース」などオフィスに必要なスペースを区分け・配置する作業のことです。従業員の人数や作業効率を検討したうえで、正しくスペースを区分け・配置する必要があります。

例えば集中スペースを休憩スペースの隣に配置すると、会話が響き渡ってしまい、集中して作業することができません。従業員が集まらないスペースへの配置が適しています。

フリーアドレスに必要なスペースを洗い出したうえで、スペースに適したゾーニングを検討しましょう。

３．動線の構築

フリーアドレスのレイアウトを設計する際は、ゾーニングと併せて動きやすい動線を構築しましょう。動きやすい動線は、従業員の作業効率アップに繋がります。

例えば事務作業がメインの部署の場合、業務に必要な複合機や書類棚へアクセスしやすいと作業効率の向上が期待できます。

また動線の構築は、従業員の安全確保の役割も担っています。万が一、オフィスに災害が発生した場合、避難経路として適切であるかも確認しなければなりません。

従業員の快適性・安全性を検討しながら、動線の構築を行いましょう。

レイアウトを検討するうえで、フリーアドレスに採用できるレイアウトの種類を把握しましょう。「着席スタイル」「特徴」「適用できるスペース」の3項目に分け、表にまとめました。

また上記のレイアウトを選択する際は、レイアウトに適した什器を導入しなければなりません。フリーアドレスに適したデスクの種類などをまとめていますので、以下の記事も参考にしてください。

フリーアドレスのレイアウトを検討する際、以下3つのポイントを押さえることで、より効果を発揮できます。

・オフィススペースに合うレイアウトを選択する
・フリーアドレスに適した什器・グッズを導入する
・フリーアドレスに適したICTサービスを検討する

各項目について詳しく解説します。

オフィススペースに合うレイアウトを選択する

フリーアドレスを適切に運用するために、各オフィススペースの用途に合うレイアウトを選択しましょう。スペースに合わないレイアウトを採用すると、従業員に違和感を持たれてしまうからです。

例えば休憩スペースに半個室のブース型レイアウトを採用した場合、窮屈さを感じてしまい、リフレッシュすることができません。スペースの用途に応じて、適切なレイアウトを選択してください。

フリーアドレスに合う什器・グッズを導入する

フリーアドレスを継続して運用するために、レイアウトに適した什器・グッズを導入しましょう。

例えばフリーアドレスデスクの場合、出社時に毎回異なるデスクに着席するため、書類や筆記用具などを収納する機能は備わっていません。収納に必要な便利グッズを用いることで、快適に業務が行えます。

またレイアウト変更がしやすいように、デスクや椅子の脚にキャスターがついている場合もあります。フリーアドレスのレイアウトに適した什器を導入することで、より快適に業務ができるでしょう。また、袖机の導入はあまりお勧めできません。なぜならそこだけが固定席になってしまうためです。
フリーアドレスに活用できる便利グッズなどをご紹介していますので、次の記事もぜひご参考ください。

フリーアドレスに適したICTサービスを検討する

社内のフリーアドレス運用を加速させるために、ICTサービスの活用も検討しましょう。フリーアドレスのレイアウトを採用した際、従業員の出欠・位置確認がすぐにできない点などが挙げられます。

そこでフリーアドレスのレイアウトに対応したツール・アプリを導入することで、スムーズに出欠・場所を特定できるでしょう。

また社内のペーパーレス化を推進するために、書類管理のICTサービスを導入する点などが挙げられます。フリーアドレスを快適に運用するために、ぜひICTサービスの導入もご検討ください。

コミュニケーションの円滑化を図るレイアウト｜株式会社ビー・エム・エル様

執務エリアは固定デスク制からフリーアドレス制に変更し、スペースの有効活用を実現。また、働く場所を選択できるように各階にミーティングエリアを設置し、自由な働き方の推進をしています。

そして執務エリア・ミーティングエリアには島型レイアウトを採用。オフィス全体が従業員のコミュニケーションの円滑化を図れるレイアウトです。

詳細はこちら：https://www.totuko.co.jp/case/bml

多目的にスペースを活用できるレイアウト｜日本通信機株式会社様

フリーエリアへ設置する什器を可動式に変更し、ミーティングスペース・執務スペースとして自由にレイアウト変更ができるスペースを実現。高さの違う椅子を設置することで、同じスペースにいても視線が交差しないようになっています。

そしてWEB会議エリアや応接室・社長室には、島型レイアウトを採用。社長と従業員のコミュニケーションが取りやすいレイアウトです。

詳細はこちら：https://www.totuko.co.jp/case/nitsuki

フリーアドレスの効果を発揮するためには、目的に合うレイアウトを選択することが重要です。各従業員の業務内容や作業手順・方法などを精査したうえで、適切なレイアウトを設計しましょう。

またフリーアドレスのレイアウトを設計する際は、手順・ポイントを把握することも必要です。またフリーアドレスの導入事例を調査することで、導入する際の運用方法やレイアウトのイメージができます。

フリーアドレスの運用を成功させるために、それぞれの企業に適したレイアウトを設計してください。