オフィスの内装を変更するメリット・デメリット！成功させるための注意点を解説

オフィス内の作業効率を上げられる

オフィスのリフォームによって、オフィス内の作業効率向上が見込めます。

部署ごとの働き方によって作業スペースを再編成したり、デスク周りの配線を整備することで、様々な用途に合わせた働きやすい作業環境を創出できるでしょう。

従業員同士のコミュニケーションの活発化

オフィスのリフォームによって、従業員同士のコミュニケーションの活発化が期待できます。
通常の会社に置かれているデスクは決まった場所に固定されているので、特定の人との会話になることがほとんどですが、自分の好きな席で働く「フリーアドレス対応のスペース」やリフレッシュスペースを設置することで、従業員同士の集中力アップと生産性の向上が見込めます。

コスト削減効果が見込める

オフィスのリフォームによって、コスト削減効果が見込めます。

オフィスのリフォームは、現在利用しているオフィスにどのくらいのコストがかかっているのかを確認する機会でもあり、照明や空調にかかる維持費は特に見逃すことはできません。

壁紙も白を基調とした光を跳ね返しやすい材質に変更し、照明や空調機器を省エネ仕様の最新モデルに変更すれば、電気代をはじめとしたコスト削減ができるでしょう。

対外的な宣伝効果が見込める

オフィスのリフォームによって、対外的な宣伝効果が見込めます。

オフィスにはさまざまな顧客が訪問し、視覚的に企業イメージを宣伝する場所でもあるので、受付や待合室がくたびれたような見た目であれば顧客に対してマイナスなイメージを与えかねません。

顧客の目につくようなスペースに、企業を宣伝するような印象を演出できれば、ポジティブな印象を与えられるでしょう。

従業員のモチベーションアップが見込める

オフィスのリフォームによって、社員のモチベーションアップが見込めます。

見慣れた環境で仕事がマンネリ化した状態が続いてしまうと、注意力が散漫になりオフィス全体の生産性が著しく低下してしまいます。
視覚的に新たな環境を創出することができれば、従業員にとって新たなモチベーションの向上に一役買うことになるでしょう。

採用力がアップする

社内の内装を充実させることで、優秀な人材も集められます。

雰囲気のある空間作りに成功すれば、会社見学を実施したときに「この会社素敵だな」と感じてもらえるでしょう。

工事費用が発生する

オフィスのリフォームは、工事費用が発生します。

企業内にお抱えのデザイン部署があれば工事費用を抑えられますが、そのような企業はあまり多くないのが現実です。

配置決めからリフォームの完了まで、一般的に400万程度が相場だと言われていますので、費用面も含めて事前にリフォーム計画は話し合っておきましょう。

オフィス移転時に原状回復が必要になる場合がある

オフィスをリフォーム後に移転する場合は、移転時に原状回復が必要になる場合があります。

事前にテナントの所有者とリフォームについて話を進めておけば原状回復が不要なケースもありますが、契約の際はオフィスの原状回復についてしっかりと確認しておきましょう。

まずは新しいオフィスの方向性や目的を決めておく

まずは、新しいオフィスの方向性や目的を決めておく必要があります。

漠然とした「機能性のあるオフィスにしたい」というイメージだけでリフォームプランを提出すると、理想としていた仕上がりと乖離が生じるリスクがあります。

ポイントは、企業理念や自社サービスの魅力を織り込むことです。方向性が明確であれば自社の企業理念を対外的にアピールできたり、オフィス内で働いている従業員の帰属意識向上が見込めます。

間取りや配置決めのポイント

間取りや配置決めのポイントは、従業員の作業効率を意識することです。

業務上共働の多い部署同士のワークスペースを近い場所に置いたり、事務機器を使用する頻度の高い部署の近くに備品を置くなど、従業員の働きやすさを重視しましょう。

コロナ禍におけるリモートワークの増加による通信機器の増設や、作業用のデスクを減らしたり、時勢に合わせた配置決めの立案も有効な手段です。

内装設備設計のポイント

内装設備設計のポイントは、オフィス内の間取りや換気経路を把握しておくことです。

内装設備には電気・水道などのインフラから、空調、通信設備、床や天井まで幅広いジャンルが含まれます。

従業員数やオフィスの大きさによってリフォームする場所を検討する必要があるので、間取りと配置決めを事前に把握しておき、設備面において必要となる部分を話し合いましょう。

機器や備品設計のポイント

機器や備品設計のポイントは、従業員の使用頻度や保管スペースを把握しておくことです。

たとえばオフィス内でペーパーレスを推奨しているならば、コピー機の数や書類保管棚の数を減らし、機器を減らした部分に新たな備品を設置することができます。

これにより、使用頻度の高い機器や備品を置くスペースを新たに創出できます。実際のワークスタイルや従業員の要望に合わせながら、配置スペースや保管数を決めていきましょう。

建築基準法と消防法を守る

建築基準法は、建物を建設するにあたって「建築物の最低基準」となるルールが定められた法令で、消防法とは、建物に「消防設備の設置・点検」を義務付けることで、火災による被害を最低限にとどめ、人命や財産を守るための法令です。

建築基準法と消防法の基準に適合していない建築物は、万が一火災が発生し多くの死傷者が出た場合、ビルの設計者や管理者に重大な責任が問われることになります。

建築基準法と消防法に適合したオフィスをつくるためにも、建築基準法と各自治体の消防法は必ず確認しておきましょう。

オフィスが入っているテナントのルールを遵守する

テナントのルールを確認せずにオフィスのリフォームに取り掛かってしまうと、テナントの所有者にオフィスの原状回復を命じられたり、最悪の場合退去を命じられることもあります。

リフォームを行う前に、テナントの所有者と事前に綿密な話をしておきましょう。

オフィスの内装工事に強いデザイン会社を選ぶ

すべてのデザイン会社がオフィスのリフォームを得意としているわけではないので、リフォームが不得意な業者に仕事をお願いすると、当初の内装イメージと比べて乖離が生じる可能性があります。

理想のデザインを間違いなく具現化してもらうために、デザイン会社の過去の実績を確認したうえで仕事をお願いしましょう。

今回は、オフィスの内装を変更するメリット・デメリットや押さえるべき注意点を解説しました。

オフィスのリフォームを行うことによって、オフィス内の作業効率向上や従業員同士のコミュニケーションの活発化が見込めるでしょう。

労働スペースの一新は会社のイメージを左右する一大行事ともいえます。従業員の気持ちを汲んだ働きやすいオフィスをつくり、新たなスタートを切りましょう。