オフィス縮小は行うべき？メリット・デメリットや検討の仕方を解説

　2020年に新型コロナウイルス感染症が流行し、全国的な外出自粛が呼びかけられるようになりました。これに伴い企業でもテレワークの導入が進み、オフィス縮小を検討、実施する企業が増加するようになりました。

　またザイマックス不動産総合研究所が2022年に発表した調査結果※によれば、約76%の企業がコロナ禍収束後でもテレワークを行う意向を示しています。くわえてサテライトオフィス（本社から離れた小規模なオフィス）の導入率は年々増加しており、東京23区においては30%以上の導入率を誇ります。統計から見て今後もオフィス縮小・移転の流れは続くことが予想されるでしょう。


※　ザイマックス不動産総合研究所「大都市圏オフィス需要調査2022春①需要動向編」　「大都市圏オフィス需要調査2022春②働き方とワークプレイス編」

オフィス縮小のメリットとしては次の3つが考えられます。

大幅なコストカットが可能

　オフィスを縮小すると賃料の削減はもちろん、光熱費などの固定費、交通費などが削減できます。例えば賃料の場合2フロア借りていたものを1フロアに集約する、スペースを減らすことでもっと立地のいい場所や、賃料の低い場所に移転することが可能です。

　また家具家電は最低限に抑えられ、テレワークの推進により社員に支給していた交通費を削減できます。これらを合わせることで、大幅なコストカットも可能になるでしょう。

業務の見直しによる効率の向上

　オフィスを縮小するにはなるべく無駄なスペースを減らす必要があるため、必然的にペーパーレス化や業務の合理化が進みます。例えばペーパーレス化のためにデータ管理システムが導入されれば、データ収集・分析が自動化できるため作業に使う時間は大幅に減らせます。

　このように縮小に伴い業務を見直すことで、会社全体の業務効率や生産性を向上できるのです。

新しい働き方の提供

　オフィス縮小に合わせ、サテライトオフィスやシェアオフィスの導入、テレワークの推進が進めば、時間や場所にとらわれない働き方ができます。例えば通勤時間を減らしてプライベートな時間を増やすことや、育児や介護など生活の都合に合わせた働き方が可能になります。

　また、縮小で余ったスペースはリフレッシュルームやカフェスペースにするなど、新しい働き方に適応した職場づくりにも利用できます。社員のワークライフバランスが促進されれば、生産性の向上や離職率の低下が期待でき、人材の確保もしやすくなるでしょう。

オフィス縮小を行うデメリットとしては、以下の4つのものが挙げられます。

縮小・移転に手間・費用がかかる

　オフィス縮小は維持費などのコストカットができますが、移転や縮小に伴うレイアウトの変更などがある場合は、手間や費用がかかります。主なものとしては、移転先の物件探し、引越し、原状回復工事、レイアウト変更・移転先の内装工事、電気工事などが挙げられるでしょう。

　適当に行えば余計なコストがかかりやすいため、後ほど紹介する移転支援サービスなどを利用しながら計画的に進めていくことが大切です。

社員の管理・評価が難しくなる

　オフィス縮小に伴い、オフィスの分散が進むと働いている相手が見えなくなるため、社員の管理や評価が難しくなります。出退勤管理や業務の進捗状況、体調やモチベーションなどをどのように把握するか、システムの導入などを踏まえて検討しなければなりません。

　また仕事をしている様子が見えないため、人事評価も難しくなるでしょう。勤務態度や出社の頻度に関係ない、仕事の内容や成果で評価する体制への移行が必要となります。

コミュニケーションが取りにくくなる

　オフィスを分散すると、社員同士が対面する機会が減少しコミュニケーションが取りにくくなります。コミュニケーションが取れないと、フォローや相談がしにくくなり、チームワークの低下や、部下の育成が進めにくいなどの問題が発生しやすくなります。

　また雑談などが減ることで、社員が孤独感を感じることもあるでしょう。これを防ぐためには、チャットツールやミーティングツールの導入を検討する必要があります。

社内整備が必要になる

　ここまで紹介してきたように、オフィス縮小にはさまざまなシステムや体制の導入、変更などが必要になります。すでにある程度テレワークに移行していれば問題はありませんが、1度に大幅な移行を行うと社内に大きな混乱が生まれる可能性があります。

　そのため、事前に社内でのルールづくりや社員への周知徹底を行うなど、しっかり社内整備を進めていくことが大切です。またこの時、契約書の押印や郵便物の処理など、テレワークでは難しい業務の洗い出しや対応についてもしっかり協議しましょう。

　オフィス縮小は会社全体を巻き込む大きなプロジェクトとなるため、その必要性については慎重に検討しなければなりません。この時主な指標となるのが、在席率やスペースの削減率、アンケート調査などです。

　まず現在どの程度のオフィスの広さが必要かを調査するために在席率を調べます。平均値だけでなく、時間帯、曜日別、繁忙期・閑散期なども踏まえてデータを分析してください。またザイマックス不動産総合研究所の調査※によれば、1人あたりのオフィス面積は2.86坪（中央値）です。

　これらの数値とワーキングスペース以外の面積なども踏まえてスペースの削減率を導き出し、どの程度のコストカットが期待できるかを算出してください。くわえて社員にアンケート調査を行うことも大切です。テレワークやオフィス縮小がどの部署でどの程度求められているか、実際に働いている社員の声を聞くことで、より正確なニーズを把握しましょう。

※　ザイマックス不動産総合研究所「コロナ禍で変わるオフィス面積の捉え方」

オフィス縮小を失敗させないためには、次の2つのポイントが重要となります。

縮小・移転に手間・費用がかかる

　まずはオフィス縮小によって何を得たいのかを定めます。例えば維持費や固定費のコストカット、社員に自律的な働き方を促し生産性を向上させる、などです。この時具体的な数値を目標として掲げることが大切。

　例えば賃料・光熱費などの固定費を20%カットなど、具体的な目標をつくることで、そこに向けて何を実施していけばいいかも分かりやすくなります。

コストと効果のバランスを比較する

　オフィス縮小は維持費をコストカットできる一方で、縮小・移転自体に費用がかかります。そのためそれぞれの金額を具体的に算出し、どの程度の費用対効果が得られるかをシミュレーションした上で、バランスを調整しましょう。

　オフィス縮小に関しては、引越し費用や工事費用のほかにも設備費用、システム導入に伴う初期費用・月額費用があるためこれらも忘れずに計算に入れてください。

　リモートワークへの移行が進み、オフィスの空席率が高まればその分オフィス維持にかかる費用は無駄に支払い続けることになります。しかしオフィス縮小・移転を行えば、一時的に費用や手間はかかるものの、長期的にはメリットが大きくなるでしょう。ぜひ今回の記事を参考に、オフィス縮小・移転を考えてみてはいかがでしょうか。

　なおTTK 東洋通信工業では、100社以上でオフィスリニューアルやオフィス移転の支援サービスを提供しています。移転であれば、お客様の物件探しからICTをフル活用したオフィスづくりまで、縮小であればコンセプトづくりからオフィスの構築まで対応しています。ペーパーレスなどもサポート可能ですので、オフィス縮小でお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。