オフィスリニューアルを必要とする企業とは？メリット・注意点について解説

オフィスをリニューアルすることで、大きく4つのメリットが考えられます。

業務効率の向上

　働き方に合ったオフィス空間が社員にとって働きやすい空間となり、業務効率の向上に繋がります。例えば、周りを気にせず集中できる集中エリアや一息休憩できるリラックススペースの設置など。またWeb会議の急増に伴い、オンライン会議専用ブースの設置やリアル会議とオンライン会議、両方に対応する多目的会議室を設置することで、業務効率の向上に繋がります。
また、オフィスリニューアルはオフィス内の動線を見直すきっかけにもなります。「会議室まで行くのに遠回りしないといけない」「備品の収納スペースとコピーコーナーが離れている」などオフィス内の動線を見直すいい機会にもなります。

従業員満足度(ES)向上

　オフィスをリニューアルするときは社員から今のオフィスの改善してほしいポイントをヒヤリングし、リニューアル時に反映することで社員の満足度が向上します。
社員が自社のオフィスが「おしゃれ」「使いやすい」「居心地がいい」と思うようになるとモチベーションが上がり、会社への帰属意識や愛着が高まり、最終的には仕事の質の向上にも繋がります。

社内コミュニケーションの活性化

　オフィスをリニューアルすることで社内のコミュニケーションの活性化に繋げることが可能です。例えば、フリーアドレスを採用して、オフィス内の仕切りをできるだけ少なくすることで他部署との社員同士が交流しやすくなります。
また、カフェエリアなどリラックスできるコーナーでは何気ない会話からビジネスアイデアが生まれたり、会議室を予約するまでもない会話が多くなったり、社員同士の交流が増えます。

企業イメージの向上・採用力の向上

　オフィスをリニューアルすることで社内だけでなく、社外に対してもブランディング効果、企業イメージの向上に繋がります。機能的で明るくおしゃれなオフィスはお客様によいイメージを与えることができます。ホームページなど外部メディアに社内の写真を乗せることで企業のイメージ向上と同時に学生さんへのアピールにもなり、採用力の向上に繋がります。

オフィスリニューアルの目的を明確化する

　何のためにオフィスをリニューアルするのかを明確にする必要があります。「オフィスの動線が旧態以前のままで、業務効率が上がらない」「従業員満足度を向上させたい」「社員同士のコミュニケーションを円滑にしたい」など目的を明確にした上で、解決する優先順位を決める必要があります。

オフィスリニューアルする範囲を決める

　これらの目的を達成するには、オフィスのどこまでをリニューアルするかを決める必要があります。
オフィス全体をリニューアルする場合は業務に支障を出さないように作業手順やスケジュールなど考える必要があります。オフィスの一部をリニューアルする場合はその一部の代替え場所を用意するなど検討が必要です。

業者選定提案・見積依頼、予算・期間を確定する

　オフィスのリニューアルの範囲が決まりましたら、次は業者選びになります。
業者を選ぶ基準としてはまず実績を見るようにしましょう。リニューアル業者の中でも得意の分野と不得意な分野があります。その得意、不得意を見極め、自社と近い規模のオフィスリニューアルを手掛けた実績と経験を多く持つ業者を選ぶようにしましょう。
また、複数の業者から選定する際は、予算や期間をしっかり伝えた上で、柔軟に対応できるかどうか、魅力的な提案かどうかなどが選定基準になります。


　業者が決まりましたら、実際工事する期間や詳細な仕様を業者と決めることになります。
リニューアル期間については、通常業務への影響を最小限にし、土日や連休などの休日を活用したスケジューリングが必要です。それでも難しい場合はリニューアルの範囲を区切り、期間を分けて実施するのもいいかもしれません。

デザインを決める、什器・インテリアの準備

　デザインを決める上ではまずリニューアルの目的を再度確認し、「従業員満足度向上のためのリフレッシュスペースの設置」「コミュニケーション活性化のための共有スペースや、ミーティングエリアの設置」「集中して仕事を進めるための集中スペースの設置」「企業ブランド(カラーなど)を反映したオフィス」など当初の目的がリニューアルプランに反映されているか確認するようにしましょう。
　デザインを決めた後にインテリアや家具などを準備する必要があります。床や壁に合わせることで明るく、一体感のあるオフィスになっているかも確認が必要です。什器については、オフィス内の動線を考慮し邪魔にならないよう大きさや形を決め、手配しましょう。

原状回復

　賃貸オフィスでは、基本的にはオフィス退去する際、原状回復(入居時と同じ状態にすること)する必要があります。オフィスリニューアル前にオーナーや管理会社と工事業者にどこまで工事可能か、どこまで原状回復可能かを確認するようにしましょう。

施工可能範囲を確認

　建築基準法や労働衛生法の規定によってリニューアル工事してはいけない箇所もあります。作業を開始する前、業者と確認するようにしましょう。また、共有部分は基本的に工事してはいけません。事前にオーナーや管理会社に共有部分と専用部分の区切りを確認するようにしましょう。

消防法を遵守する

　リニューアル工事する際は消防法を遵守しなければなりません。例えば、仕切りやパーティションを設置する場合、天井まで届くと１つの部屋と見なされ、火災報知器、スプリンクラーの設定が義務付けられます。また、火災が起きたときに避難ルートの確保、防火扉の設置などを考慮する必要があります。消防署への届出は業者が担ってくれることが多いですが、念のため確認したほうがよいでしょう。

弊社ではフリーアドレスとペーパーレスを中心に多くのお客様にオフィスのリニューアル提案をさせていただいております。
自社オフィスの改革実践の経験を基に、これまで100社を超えるお客様へのオフィス構築へ向けたご支援をさせていただきました。
今までの経験に基づくプロジェクトマネジメント力と、ICT活用も含めたトータルインテグレーション力でお客様個々の働き方改革に合わせたオフィス創りのご提案を心掛けています。

今回はオフィスをリニューアルするメリット、オフィスリニューアルの流れ、押さえるべき注意点について一部をご紹介しました。
オフィスリニューアルの実践は、会社としての一大プロジェクトとなることが多く、様々な不安があるかと思います。その不安を解消するためには多くの経験がある信頼できる業者を選ぶのが重要です。
弊社では中小企業を中心に上流工程でのオフィスコンセプトの作成からデザイン・プランニングそしてオフィス構築迄ワンストップでのご提供が可能です。是非ご相談ください。