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ソリューションコラム

オフィス移転必要な期間は?流れとスケジュールについて

 「オフィス移転」と聞くと「オフィスの引越し」というイメージがありますが、オフィス移転に関する業務は非常に多くあり余裕を持った計画でないとスムーズなオフィス移転は実現できません。また、オフィス移転は現在の働き方・働く環境を見直す良い機会でもあり新オフィスのコンセプト(方向性)を明確にしていく必要があります。オフィス移転の主な流れには移転計画を実行する社内プロジェクトの発足、移転先探し、施工業者の選定、新オフィスのレイアウト設計・施工、移転、原状回復工事などがあります。プロジェクトご担当者様はこれらの流れを把握し全体のスケジュールを管理・調整する必要があります。今回はスムーズなオフィス移転を実現するためにプロジェクトご担当者様が知っておきたい、オフィス移転の流れ・スケジュールのポイントをご紹介します。

オフィス移転に必要な期間・全体のスケジュール

 オフィス移転のために必要な期間は各企業の状況内容・規模により異なりますが一般的には6ヶ月~1年と長期間にわたります。そのため早めに社内プロジェクトを発足し、計画を練る必要があります。
全体のスケジュールについてはチェックリストを参考にしながらひとつひとつ確認していきましょう。

現オフィスを退去するまでの流れ・関連作業

 現オフィスを退去する前に現オフィスの解約予告と退去後に原状回復を行う必要があります。

現オフィスの解約


 現オフィスを退去する際には、ビルオーナーに対して解約予告をする必要があります。解約予告とは賃借人が賃貸人(オーナー)に対して賃貸契約を解除して退去するという意思を伝えるということです。ここで注意するポイントはいつまでに解約予告を行わなければいけないのかということです。解約予告期間は予め賃貸借契約に定められており、オフィスの場合は現オフィスを退去する日から6ヶ月前までに解約予告をすることが多いです。オフィスごとに解約予告期間が異なるため、自社が契約しているオフィスの賃貸借契約書を必ず確認しましょう。

現オフィスの原状回復


 現オフィスを退去する際には、原状回復工事を行う必要があります。原状回復とはオフィスを契約時の状態に戻すことです。ここで注意するポイントは下記3点です。

1.原状回復工事のタイミング
 原状回復工事は一般的にオフィスを退去する日までに完了させる必要があります。契約条件により異なる場合がありますので、いつまでに原状回復工事を行わなければいけないのか賃貸借契約書を必ず確認しましょう。

2.原状回復工事を行う範囲
 オフィスの場合、全体をほぼ100%契約時の状態に戻すことが義務付けられていますが範囲についても賃貸借契約書・貸方基準書など入居時の契約資料に記載されているので必ず確認しましょう。

3.工事業者
 原状回復工事を行う際にはどの業者に依頼するのかを確認する必要があります。多くの場合、ビルオーナー側から業者指定されています。業者を選択出来る場合もありますので、賃貸借契約書・貸方基準書など入居時の契約資料を必ず確認しましょう。

新オフィス移転までの流れ・関連作業

 新オフィスへの移転にあたり、第一にスタートさせるべきことは社内プロジェクトの発足です。計画を実行する体制を固め、オフィスを移転する目的を明確にすることが必要です。目的を明確にした上で移転先の決定、施工業者の選定、新オフィスのレイアウト設計・施工の流れで進めていきます。各フェーズで複数の業者とのやり取りが必要となりますため、担当者の負担は多くなるのではないでしょうか。当社では移転先の物件探しから新オフィスのレイアウト設計・施工、旧オフィスの原状回復までトータルサポートすることが可能です。そして新オフィス設計の際にICTを融合させたご提案が強みです。


移転目的の設定


 オフィス移転を検討する際には移転の目的を明確にする必要があります。現オフィスでの課題や問題点を洗い出し、目的を明確にすることで移転先のオフィスコンセプトを決めやすくなります。
 オフィス移転の目的として近年多いのは、新型コロナウイルスの影響や働き方改革の一環としてのオフィス縮小・経費削減で都内一等地からの移転です。その他にはセキュリティの強化や取引先の近場へ移転したいといった目的もあります。
 実現したいオフィスコンセプトとして多く挙げられるキーワードには、「フリーアドレス」・「リモートワーク」・「ABW」・「サテライトオフィス」などがあります。
 その他には「採用につながるオフィス」や「企業ブランディングの統一」・「帰属意識向上」を目的としたオフィスデザインなどもオフィス移転の目的の一つとして設定できるのではないでしょうか。

新オフィスの選定


新オフィスの選定にあたり、以下の条件から絞ることができます。

1. 立地条件
■最寄り駅からの距離
交通アクセスの良さは社員にとっても重要なポイントです。通勤や取引先への訪問の際に不便にならない立地を検討する必要があります。また、オフィス移転の目的や業種にもよりますが立地は自社のブランディングに影響を与える可能性があります。立地が与えるイメージや同業種が多い場所なども考慮して検討する必要があります。

■社員やアルバイトの通勤時間
通勤時間は社員それぞれ異なりますが主要駅からのアクセスが良くないと時間がかかってしまいます。会社の財務面では固定費として通勤定期代が増える可能性があります。また通勤時間の長さはストレスと密接に関係があるため、社員の心理的負担を抑える工夫が必要です。

■取引先への交通アクセス
近年、働き方の変化にともないオンライン商談が増えていますが、直接訪問する機会が全くないわけではありません。主要取引先への交通アクセスの良さはビジネスを円滑に進める上で重要なポイントです。

■周囲の環境・施設への利便性
交通アクセスが良い場所であってもオフィス周辺の環境が悪く、騒音が気になる場合は注意が必要です。社員が働きやすい環境を整える必要があります。
郵便局・銀行・飲食店等、頻繁に利用する機会が多い施設への利便性が良いことも重要です。

2. 設備条件
■フロアスペースの有効面積、室内の形、奥行き、高さなど
社員一人あたりの使用面積や、会議室等のエリアが確保できるのか、新オフィスで使用する機器を設置する場所があるのかを確認しましょう。

■電気容量
現在のオフィスで使用している電気容量を確認し、新オフィスにおいても電気容量が足りるのか事前に確認しましょう。古いオフィスの場合には電気容量が低いことがあります。電気容量が足りない場合には増設工事が可能なのかもあわせて確認しましょう。

■電話回線・インターネット回線
インターネット環境が整っていない場合には回線契約、工事を行う必要があります。

■セキュリティ
移転先で既存のICカードやセキュリティが連携使用できない場合があります。併せて確認しましょう。

■空調設備
オフィスによっては空調設備の利用可能時間が決まっているところもあるため、注意が必要です。

■駐車場
自社用車、来客用の車が利用することを想定して必要な駐車台数を確認します。

■賃料と預託金
新オフィス契約にあたり、賃料の他に「預託金」が必要となります。預託金とは、賃貸借契約の際に借主が貸主に対して一定の金額を無利息で預け入れる金銭のことで、一般的に敷金・保証金のことです。オフィスの場合、原状回復に最低でも賃料の6ヶ月分が必要となるため、6ヶ月分~12ヶ月が相場となっています。

 確認すべき条件が多くあり、何から始めるべきか優先順位が決めにくいかもしれません。当社ではオフィス移転のコンサルティングサービスを提供しておりますので各条件の優先順位のつけ方から、物件探し、内見までオフィス選定にまつわる作業項目をトータルサポート致します。

新オフィスの内装プランニング


 移転先オフィスが決定した後は、新オフィスの内装プランニングを行います。新オフィスの内装プランニングにあたり、以下の4項目を確認していきましょう。

1.現在のオフィスの問題点を分析する
新オフィスに移転し、快適なワークライフを描くためには現在のオフィスで感じている不安や、抱えている問題点を解決する必要があります。まずは、それらの不安要素や問題点をリストアップして把握しましょう。その際、「社員の満足度」を第一に優先させることを忘れてはいけません。
具体例を挙げると、
・社員のオフィスにおける要望・不安要素
・現オフィスのレイアウト
・各々のスペースは十分なのか
・スペースごとの面積は見合っているのか
・使用頻度や稼働率は満たされているのか
などがあります。

また、OA機器の使用状況や照明器具・空調などの設備使用状況が自社利益を圧迫していないか、ということも含めて調査していきましょう。前述の点が1つでも抜け落ちていると、オフィス移転が満足のいく結果とならない場合がありますので内装プランニングの際は、詳細に分析するよう心がける必要があります。

2.ワークスペースの確保・整理をする
ワークスペースとは、オフィス全体の面積から共同使用されるスペース(休憩室やミーティングルーム、倉庫、応接室など)を省いた面積のことで、社員一人一人が持つスペースのことを指します。
内装プランニングの際は、社員一人一人が使用する機能を考慮しながらゆとりのある空間を確保しましょう。一般的にワークスペースは社員1人当たり、最低でも約1.8坪(6平方メートル)、3.6畳ほどは必要であると言われています。
また、労働安全衛生法では労働者一人について、10立方メートル以上としなければならないと定められていますので合わせて確認しましょう。

3.共同スペースの確保・整理をする
ワークスペース以外の共同スペースも確保・整理をする必要があります。
共同スペースの具体例を挙げると
・収納スペース倉庫・書庫
・休憩室
・ミーティングルーム
・応接室
・受付
・分煙室
・更衣室
・給茶コーナーリフレッシュスペース
・役員室
・サーバールーム
・事務スペース執務スペース
・コピー機置き場
などがあります。
業務上必要不可欠なものですのでしっかり整理していきましょう。

4.増え続けるものへの対処(書類など)
書類は日々増えていくため、現在の書類収納に加えて今後どのように収納していくのか考える必要があります。
 
当社の強みはデザインだけではなく、ICTを活用して働く環境全体の効率を上げる内装オフィスプランニングです。具体例として
・フリーアドレス化を実現する「無線LAN構築」
・社内、外出先で社員がどこにいるのかを把握する「行先表示システム」
・どこにいても電話応対を可能にする「音声ネットワークソリューション」などがあります。また、働き方に合わせてリモートワークソリューションやペーパーレスソリューションなどをご提案致します。

業者の選定・発注


オフィスの内装プランニングが決まったら、各種業者の選定・発注を行いましょう。

■業者の選定・発注準備
引越し業者の選定から始まり、電話設備やFAX・OA機器類などの追加購入や移設、オフィス家具・収納棚などの什器レンタルに至るまで購入先やリース先を決めましょう。
その際に現在のオフィスで廃棄処分する物がある場合には、産業廃棄物処理業者に依頼しましょう。
壁、床などの内装工事や設備工事(電話・空調・照明など)が発生しますのでスケジュールに組み込んでおきましょう。

この他にオフィス移転する際に社外へ発信する案内状や、社内印刷物の入れ替え(名刺やパンフレットの住所・電話番号)など事前に発注先・発注内容を整理しましょう。
移転案内状の送付先一覧も忘れないように前もって作成しておくと良いかもしれません。

■発注
業者の選定・発注準備が整ったら発注をしましょう。
複数の業者へ発注する場合には発注リストを作成し、1つずつ漏れがないかどうかを注意する必要があります。
例えば、移転先で新しい電話番号が決まっている場合は移転の案内状や社内パンフレットを印刷会社へ発注します。特に電話番号や住所はすぐ使用できるものではないので、移転後にすぐ使える状態にする必要があります。

■オフィス移転業者選定のポイント
オフィス移転をする際には前述のように複数の業者と関わることになります。移転の業者選定の際には全体を統括するタイプのワンストップ型、企画設計から現場管理まで総合的に請け負うタイプの移転業務委託型、個別に専門業者へ発注するタイプの専門請負型など様々なタイプがあり、各業者には強みと弱みがあることは事実です。
不動産から設計、内装、引越し、ITインフラ、セキュリティまでその業者がどの分野でメリットがあるのかを判断し、自社の移転内容に合った業者選定を行いましょう。

各種工事


内装工事の実施にあたり、計画通り工事が進むように以下のポイントを確認し、スケジュールを組みましょう。

1. レイアウトの確認
内装プランニングで決定した内容について工事開始前に再度確認を行いましょう。コンセプトに合ったレイアウトになっているのか、導線確保はできているのか等の確認が必要です。一つでも抜けていると工事スケジュールに大幅な遅れが出てしまいます。

2.工事スケジュールの確認
工事では複数の工程があるのでスケジュール管理が重要です。
複数の業者との連絡で混乱しないよう、あらかじめ自社内で担当者を決めて連絡を取り合うようにしましょう。各業者の工事日がバッティングしないように無理のないスケジュールを組みましょう。

3.消防法の確認
工事の実施にあたり、必ず確認しなければいけないのが「消防法」です。消防法とは、火災の予防・火災発生時の人命保護を目的とした法律です。消防法では、オフィス内に火災報知器・スプリンクラーの設置が義務付けられています。その際に注意しなければいけないのがパーティションです。
パーティションはオフィス内を区切る際によく使用されますが、その高さによっては一部屋と見なされてしまい、消防署への届け出が必要となります。そのため、パーティションの高さや内装・空調、電気設備、スプリンクラーの放射範囲が消防法上問題ないか、業者と現地の確認をしましょう。

4.電源・空調設備の確認
電源の位置・個数は機器の配置やオフィスでの「働きやすさ」に影響します。新オフィスへの入居前に試すとイメージがしやすく、位置の変更や追加を確認できるでしょう。
空調設備についてもレイアウト変更が発生した場合、位置が最適でない可能性がありますので確認が必要です。

5.電話設備・通信環境・OA機器の確認
オフィスレイアウトにより電話機の台数や、無線LANアクセスポイントの設置位置が異なります。特に通信環境は業務効率に直結しますので、念入りに確認しましょう。
OA機器については、現オフィスから持っていくもの・新しく購入するものを決めて配置場所と電源位置を確認しましょう。

6.工事費用の確認
工事途中に仕様変更が発生した場合、追加費用がかかる可能性がありますので、最終的な工事費用の把握は忘れずにしましょう。

各種役所への届出

 オフィス移転の際には、それぞれの官公庁への届出・手続きが必要となります。大切な届出は内容に不備があり再度用意することも考慮し、スケジュールに余裕を持ち事前にチェックリストを作成して整理するようにしましょう。主な提出先と必要書類は以下の通りです。
■法務局:「本店移転登記申請書」・「支店移転登記申請書」
会社の所在地を登記することが法律で定められているため、必ず期間内に提出しましょう。
提出期限は本店と支店で異なるため注意が必要です。
・本店移転登記申請書:移転日から2週間以内に提出する
・支店移転登記申請書:移転日から3週間以内に提出する

また、移転によって管轄の法務局が変わる場合もあります。移転が管轄内外なのかによって申請先・登録免許税が異なるため注意しましょう。

■税務署:「異動届出書」・「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」
税務署には2種類の書類を提出する必要があります。提出期限が異なるため注意しましょう。
・異動届出書:明確な提出期限は定められていないが、移転後速やかに提出する
・給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書:移転日から1ヶ月以内に提出する

移転によって管轄の税務署が変わる際には、移転前の管轄税務署・移転後の管轄税務署それぞれに提出する必要があります。

■社会保険事務所:「適用事業所名称/所在地変更(訂正)届」
・「適用事業所名称/所在地変更(訂正)届」:移転日から5日以内に提出する

移転によって管轄の社会保険事務所が変わったときにも、移転前の管轄社会保険事務所へ提出します。
移転後の管轄社会保険事務所へ情報が引き継がれるので、改めて届出をする必要はありません。

■労働基準監督署
労働基準監督署へは以下の書類を提出します。提出期限が異なる書類もあるので注意しましょう。
・「労働保険名称・所在地等変更届」:移転日の翌日から10日以内に提出する。<一元適用事業所・二元適用事業所>
・「労働基準法に関する適用事業報告」:移転後、速やかに提出する
・安全衛生法に関するもの

【安全管理者選任報告・衛生管理者選任報告・産業医選任報告】:移転後、速やかに提出する
・労働保険「労働保険関係成立届」:保険関係成立日から10日以内に提出する
・労働保険「概算・増加概算・確定保険料申告書」:保険関係成立日から50日以内に提出する

■公共職業安定所(ハローワーク):「雇用保険事業主事業所各種変更届」
・「雇用保険事業主事業所各種変更届」:移転日から10日以内に提出する<一元適用事業所・二元適用事業所>

■郵便局:「転居届」
・「転居届」:移転日判明後、速やかに提出する
転居届を提出すると、1年間旧オフィス宛の郵便物を無料で転送してくれるので移転日が判明したら速やかに提出しましょう。

■消防署
消防署には以下の書類を提出します。
・「防火対象物工事計画届出書」:対象物となる内装・什器工事開始の7日前までに提出する
・「防火対象物使用開始届出書」:対象物となる内装・什器工事開始の7日前までに提出する
・「防火・防災管理者選任(解任)届出」:速やかに提出する

■警察署:「自動車保管場所証明申請手続き」
オフィス移転により、駐車場が変更になる場合は以下の手続きが必要です。
1.警察署:自動車保管場所証明申請手続きを行い、「自動車保管場所証明書(車庫証明書)」の交付を受ける
2.運輸支局:警察署から交付を受けた「自動車保管場所証明書(車庫証明書)」を証明日から1ヶ月以内に提出する

オフィス移転は全ておまかせが安心!

今回ご紹介したようにオフィス移転の際に行う業務はとても多く、契約や提出書類にはそれぞれの期限があるため、あらかじめ余裕を持った計画を立てて進めていく必要があります。

オフィス移転に関してこのようなお悩みがある場合、一括でサポートしてくれる業者へ依頼するのがおすすめです!
「オフィス移転の担当者になったが、まず何を始めれば良いのか分からない」
「日頃の業務と並行して行うので、計画通り進められるか不安」
「不動産の契約・手続きや役所への書類提出など複雑な業務が多く、サポートしてほしい」
「オフィス移転をきっかけにして働きやすいオフィスにしたい」
「移転業務だけではなく、電話やネットワーク関連もサポートしてほしい」

オフィス移転は東洋通信工業へお任せください!
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