オフィス移転は業者選びが明暗を分ける！基準を7つのチェックで紹介

チェックポイントその１：移転先配置図の作成

　現在のオフィスに対して課題があるから新天地への移転を目指しているわけです。その課題となる部分を明確にして「移転するならこんなオフィス」というイメージが必要。より具体的なイメージとしては、移転先の配置図（レイアウト）の作成を業者に任せることが大切です。オフィスの移転で古株社員と若手社員の意見がまとまらず、時間ばかりが経過してしまうことを避けましょう。
　
　オフィス移転プロジェクトの立場として業者に任せた場合は、「オフィス移転の経験豊富な専門家が作ったレイアウトだから」と、専門家の権威によってまとめられます。その点もふまえて配置図作成がサービスに含まれているかチェックしてみましょう。

チェックポイントその２：家具の取扱い

　別の場所への移転は、何かしら現在のオフィス環境に使いづらさや効率性の低さを感じているからではないでしょうか。オフィス家具にしても、利用開始当時は便利だと思っていたものが空間を占領してしまい、移転を機に処分の対象となっているかもしれません。
　
　長期間利用していたオフィスであれば、期間の長さと比例して老朽化した什器や不要品も考えられます。移転を機に、不用品の買い取りや廃棄処分まで一括して依頼できれば、他の業者に依頼する手間が省けます。ただし、依頼する業者が産業廃棄物の運搬や処分の許認可を受けているか確認しましょう。

チェックポイントその３：分解と組み立て

　業者には、運び出す家具（椅子や机）などの分解や組み立ても依頼できることがポイントです。100人規模のオフィスでは、椅子や机など家具の取扱いに時間と手間が掛かります。現在のオフィスで家具をある程度分解して運搬しやすくし、新オフィスで組み立ててもらえば自社社員の負担も軽くなるでしょう。

チェックポイントその４：経験値と専門知識

　コストを掛けて依頼するだけに、オフィス移転業者が高い経験値と専門知識を持っていることは、重要な判断基準です。料金が安いだけで判断してしまうと、実績のない業者を選んでしまうかもしれません。過去の実績などは、業者のホームページに掲載されている事例からも判断できます。

　たとえば、スタッフの増員が見込まれている企業にとって会議室の確保は、将来を見すえた重要な課題です。そのような課題を持った企業が新しいオフィスに求めた場合、状況に応じてカスタマイズできる会議スペースをつくることです。必要な打ち合わせを待たせることなくリアルタイムで進められるようになれば、スタッフのモチベーション向上にもなるでしょう。
　
　目には見えませんが、新しい環境のオフィスは心機一転にもつながり、結果として業務パフォーマンスにも好影響を与えるのではないでしょうか。

チェックポイントその５：依頼できるサービスの範囲

　「どこまで依頼できて、何を依頼できないのか」をチェックすることは、業者を選ぶためのヒントを抽出できます。オフィス移転業者に何を頼むか明確であれば、プロジェクトの進み具合も変わるでしょう。また、新しいオフィスの契約やイメージに沿った内装工事の依頼なども進めなければなりません。

担当者は、複数のスケジュールを管理して進める必要があります。スケジュールの全体像から相談できる業者であれば、経営陣を説得しやすくなりオフィス移転プロジェクトの業務負担も減らせるでしょう。

チェックポイントその６：依頼主と業者の役割区分

　選定基準を明確にするには、「どこまで業者に任せられるか」または「どこまで自社でやる必要があるか」を明確にしましょう。業者に依頼する部分は、経験値と専門知識を必要とする部分です。最新のICTを活用したオフィス設計など経験や知見は、業者でなければ持ち合わせていない場合もあります。

　自社でやるべき範囲は、具体的な移転計画とトラブルが発生したときの代替案ではないでしょうか。オフィス移転で起きるトラブルは、移転先のレイアウトを認識していなかったり、不用品の処理で迷っていたりすることでも生じます。

　小さな要因でも、全体的なオフィス移転スケジュールを遅らせる要因にもなるでしょう。

チェックポイントその７：見積りとの相違

　業者を利用した後は、見積りに記載されている内容と実際のサービス内容が一致していることも確認しなければいけません。依頼前にはできませんが「自社の意向をくみ取ってくれたかどうか」を見積もりと照らし合わせることも必要です。

　サービス内容の食い違いは、オフィス移転業者に早めに伝えることで改善されやすくなるでしょう。時間が経過してからだと、担当者や状況も変わってしまうため早めの確認と連絡を心がけましょう。

業者依頼は、得意とする分野から選定できる

　移転の目的次第で業者が得意とする分野からサービスを選ぶことも可能です。それぞれ得意分野が主体となるサービスは、以下の4つに分けられます。

①プロジェクト管理が主体となるサービス

企業のオフィス移転プロジェクトの中心となって移転業務全般を統括・移転経験のない企業や大掛かりな移転をする企業が全面的に依頼する形式

②工事請負が主体となるサービス

新規オフィスの内装や元オフィスの回復工事において細かい対応が必要な場合に利用する工事請負主体の形式

③設計が主体となるサービス

移転先オフィスのデザインや機能性を重視したい依頼主企業が利用するレイアウト優先の形式

④什器選定が主体となるサービス

新規オフィスに設置する家具や道具などの方向性が具体的である企業向けの什器選定主体の形式


　どのサービスを主体に移転を進めるか、予算と目的も兼ねて検討することが必要です。検討する場合は、自社社員のリソースなども加味しましょう。依頼することでどれだけの時間や労力コストを抑えられるか数値化することで説得力が増します。

　業者に依頼できないことは、業者ごとに異なります。業者によっては、オフィスの移転に必要な業務をすべてサポートしているケースもあります。ただし、すべては費用として反映されます。そのため、予算の範囲であれば丸投げも可能です。
　
　業者選定に権限のある担当者であれば、予算とのすり合わせでオフィス移転に掛かる業務をすべて依頼してしまうことも可能です。全面的に依頼してしまえば手が掛からない分、費用が掛かります。

　費用面は、大きな選定基準になるでしょう。実際に、オフィス移転の予算と費用が折り合わなければ、計画を立てても実行できません。そのため、費用感をイメージしておきましょう。
　
　一般的には、従業員1名につき3万円〜5万円が相場となっています。200名であれば600万円の移転費用となるでしょう。
オフィス移転は、書類上の変更手続きや新オフィスを確保するための初期費用も必要です。企業にとっては、大きな投資となるだけにオフィス移転プロジェクトの手腕が問われるでしょう。
　
　ただし、オフィス移転を好機に新しい環境でビジネスを発展させることも会社にとってプラスに働きます。コストを掛けた分、ビジネスの可能性を広げられるでしょう。とくに現代は、働き方改革により個人のワークスタイルが尊重されている傾向です。

　オフィス環境を刷新するだけでも、新卒や中途採用に向けたイメージアップができます。現在のオフィスが社内のコミュニケーションの妨げになっている場合は、広々としたオープンフロアでメンバーも業務も見える化することも実現可能です。プロジェクトリーダーは、新しいオフィスで実現できる未来を具体化する役割でもあるでしょう。

　紹介したチェックポイントは、業者の強みとなるサービスを選ぶために必要な考え方です。部分的に業者に任せることは、複数依頼となり、管理の手間もかかります。

　総合的に専門知識を持った業者であれば、オフィス移転を全体的に判断することも期待できるでしょう。オフィス移転は、二重の賃料が掛かる期間を極力短くしたいのが依頼主の本音です。

　決められた期間内にスケジュールを組めるのは、オフィス移転に必要なサービスを全て備えている業者の特権です。
　社員一人につき、どれくらいのスペースを確保すればよいのか見当をつけることは一概には言えません。もし、ひとりの社員につき2坪と見積もった場合、100人の社員が在籍しているオフィスでは、計算上200坪のオフィス空間が必要になるでしょう。実際には、全員が同時出勤して一斉にデスクワークをするわけでもありませんので、それぞれの会社の働き方に合わせて、オフィス移転を計画する必要があります。

　弊社ではコンセプト策定からオフィスデザイン、ネットワーク設計・施工、各種ITインフラ設計・構築まで、ワンストップでオフィス移転、オフィスリニューアルのサービスを提供しています。本社ではICTを活用したペーパーレス化の徹底とフリーアドレス化を実現しており、オフィスをショールームにする顧客来店型の営業スタイルを展開しております。ぜひ一度実際のオフィスを見学しながら、一度相談してみてはいかがでしょうか。