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ソリューションコラム

オフィスの移転には費用がいくら発生する?移転を考えている中小企業が抑えるべきポイント!

オフィス移転を任されているご担当者の中には、「移転を考えているが、費用の相場がわからない」「移転費用をなるべく安くおさえたい」という悩みを抱えている人もいるでしょう。

実際、オフィスの移転には多くの費用がかかります。安くおさえるには裏技的な方法に頼るだけでなく、計画を立てた上で、原状回復や内装工事費など新旧でそれぞれかかってくる費用項目を知り、計算することが求められます。

そこで、オフィス移転費用の大まかな計算の仕方や費用項目の詳細、出費をおさえる手段などについて紹介します。

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オフィスの移転費用の指標を知る

まずはオフィスの移転に必要となる概算の総額や費用項目について解説します。

大まかな費用総額


オフィスの移転の費用は、従業員の数やオフィス規模に応じて経費が変動し、合計で数百~数千万円かかります。大規模なオフィスで都心内の新築まるごと移転ともなれば数億円かかることも珍しくありません。

オフィス移転は、「事業場所を変えるだけ」と気軽に考えているご担当者にとっては、想定以上にお金がかかるものです。

中小企業であっても、移転先の賃料や工事費が大きくかさむ場合は、いまのオフィスに入居したときと比べても費用が高くなり、以前の入居時と単純な比較ができないといえます。

大まかな総額を知るには、坪単位と人数で計算し、次に説明する費用項目から概算して割り出す必要があります。
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概算の費用項目について


合計費用を調べるには、実際の業者見積もりで提示を受ける方法以外に、概算の項目から各費用を割り出して合計し、大まかな費用を数字として見える形で出す方法が存在します。

次の章で項目については詳細を説明しますが、それぞれに必要経費が異なっています。そのため、概算ではしっかりと必要経費を項目ごとにおさえておきましょう。

新・旧オフィスで異なる費用項目


費用項目は新・旧オフィスで大きく2つに分けられます。新オフィスでは、不動産取得や内装工事、通信設備の設置、物品の補充などです。旧オフィスは、オフィスを契約に基づいて原状回復を会社側で負担するなどし、引っ越しや移転に伴う諸費用を該当項目として計算します。

つまり、新・旧オフィスではまったく異なる項目の計算が必要ということです。どちらか片方を計算して、倍にすれば合計費用になるわけではないことに留意が必要です。

退去時のオフィス移転費用の項目をピックアップ!

これまでは大まかな費用計算についての話でしたが、次からは実際に移転時にかかる費用項目をそれぞれ解説します。

契約解除・手続費用


退去するときに旧オフィスを手放すときに必要な出費の1つに契約解除・手続き費用が発生します。代理で不動産登記や業者との契約に基づいた解除費用など、移転をするというだけで発生してしまいます。

原状回復費用


退去時のオフィス移転費用のメインとなる1つが原状回復のための費用です。一般的な賃貸借とは違い、企業がオフィスとして借りていた場合の内装工事や経年劣化などもすべて、自社が全額を支払って借りる前の状態に戻す必要があります。

貸主が提携業者に任せての原状回復の場合、実際にかかる工事費用ではなく、要求された請求額で支払う必要があります。万が一、支払ってしまった場合も、裁判で取り戻せる事はまずありません。

従って、契約に使用業者の指定がなければ、自社が選んだ専門業者に原状回復を任せることが費用効率面で適切といえます。

移転(引っ越し)費用・破棄費用


原状回復費用と同様に、オフィス移転で必ず発生する出費が引っ越しや破棄にかかる費用です。特に中小企業がまるごと場所を移動させるわけなので、1人2人の引越し額とは比べ物にならない料金が発生します。

具体的には、1人の従業員数に対して3万円前後かかることが知られています。中小企業の従業員規模で、例えば20人いれば、単純計算で20人×3万円前後=60万円前後となります。

引越し費用は重量や容量、スタッフを動員した人数などで計算されるため、引っ越しに多くの人手がかかる場合や重量が想定の通常事務オフィスよりも重いものを運ぶ結果となった場合には、上記以上の料金が請求されるのです。

そこに引越し先には持っていけない不要となった物品の破棄費用が加わります。オフィス移転では初期に想定していたよりも多くの不要物品が出るため、少し多めに費用を計算して備えておくことが大切です。

移転先オフィスにかかる入居・工事等の費用項目

さきほどは退去時のオフィス移転の費用項目を取り上げましたが、今度は新オフィスとして移転先にかかる費用項目について解説します。

不動産取得費用や関連費用


移転先の新オフィスに入るためには、基本的な不動産取得やそれに関連した費用が発生します。

まず、敷金・礼金が賃料の1年分と1ヶ月分です。仲介手数料や保証会社加入料がそれぞれ1ヶ月分、2年毎の更新が必要な火災保険料には2年でまとめて2万円、前家賃として賃料の次の月まで加えた2ヶ月分お支払いなどです。

そのうえで、届出に係る書類作成料として15~20万円ほどです。不動産を購入した際の費用だけではとどまらないことに注意が必要です。

内装工事費・通信工事費


内装工事費は、1坪10~50万円を目安に、内装をどのくらい変更するかによっても工事価格が大きく変動します。1から新規で居抜きなどテナント工事が発生するならば内装工事費も大きくなるのです。

さらに、通信工事費では、ネットワーク環境を整えるために1坪5~10万円かかります。IT関連の企業では特に安全面を重視した施工を必要とするため、追加で料金が発生することもあります。

オフィスアイテムの購入費用


基礎的な工事費用や設置などに加えて、必要となるのがオフィスとしての最低限の物資を揃えるための購入費用です。オフィスアイテムは飲食店の開業や工場移転とは異なり、あくまでも事務や経理などが日常的に使う物品を補充することです。

大々的な設備の入れ替えが必要になることは稀なため、オフィス移転で新しく用意が必要になったものをリストアップして購入します。上記は事業ジャンルによっても必要なものが若干違ってくるため、必要経費も変わってくるでしょう。

オフィス移転費用をできるだけ減らす手段

オフィス移転は想定以上にお金がかかることが把握できたでしょう。しかし、出費を減らしたいという中小企業は多いといえます。そこで、オフィス移転費用を減らす方法について以下に紹介します。

計画を練って全体像を把握する


移転での出費を減らすためには、オフィス移転をする前に計画を立てて、無駄を省くことです。行き当たりばったりで計画を進めると、後から必要項目が増えて雪だるま式に費用がかさみます。段取りが悪く準備に慌ててしまうと、必要な項目とそうでない項目の正しい判断がつかなくなるため、ミスが起こり、無駄が発生します。

そこで、先に全体を把握することで、後から必要になっても本当に必要な範囲がどこまでかをわかるように計画しておけば、判断を間違う余地を減らせます。

リユース・リサイクルで費用削減


次に、旧オフィスで使用していた物品や機材をリユース・リサイクルすることで、出費を減らします。特にまだ使えるものを処分して新規購入するのは無駄が大きいため、使えるものは新オフィスでも使うリユースが有効です。

また、オフィスの景観に合っていない物品はどうしても持ち込めないというケースでは、中古品・リサイクル品や型落ち、BtoBのオークションなどを活用して導入することで、新規購入の経費をおさえられます。

まとめて1つの会社に依頼することで値引きを狙う


オフィス移転は、専門とする業者が存在し、引っ越しから新オフィスの移転作業までを一括で引き受けます。その場合、全体でそれぞれかかる費用を総額からの割引交渉をすることで個々の項目から計算した額よりも安く依頼することができます。

弊社ではオフィス移転のコンセプト策定、空間設計、オフィスデザイン、ネットワーク設計・施工、各種ITインフラ設計・構築まで、ワンストップで提供可能です。是非お問い合わせください。

オフィス移転向けの内装を再利用する


新オフィスがすでに移転するオフィス向けの物件であった場合は、内装費用を節約することが可能です。0からオフィス向けに改装する場合は工事費用がかさみますが、すでに手が加えられている居抜き物件の場合は、基礎はそのままに内装を整えることができます。

また、セットアップオフィスの場合は、必要最低限を既に構築したオフィスのため、手を加える部分が最小限で済みます。
オフィス移転 費用コスト

オフィス移転の費用を正しく把握して費用削減を目指そう!

今回はオフィス移転の費用について解説しました。移転には、ただ引っ越すための費用がかかるだけでなく、新・旧オフィスでそれぞれ費用項目が発生し、規模や坪数、人数が大きくなるほど出費がかさみます。以上を参考に個々の費用や総額を計算し、安くおさえる方法を踏まえてオフィスの移転を検討しましょう。

また、オフィス移転おける必要な期間、流れとスケジュールについては別のコラムでまとめてありますので、ご確認ください。
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