社内のペーパーレス化を進めていくために必要なツールを紹介！

ペーパーレス化とは、紙媒体の書類や文章を電子データ化して利用したり保存したりすることです。
つまり紙媒体から電子データに置き換えることを指しています。

現状

近年SDGsの取り組みの一つとして、ペーパーレス化が推進されています。そのため多くの企業においては、ペーパーレス化の必要性が認識されている状況です。総務省が2020年に実施した調査によると、60.4%の企業がペーパーレス化を実施していると回答しています。

社内業務のペーパーレス化
実施している企業　　　　　　　　 60.4%
2017年以前から実施している　　　42.8%
2018年以降に実施している　　　　18.0%
（出典：総務省2020年「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究の請け負い報告書－P57 DX(業務慣行の改善)」）

近年ではテレワークが広がったことで、社内のペーパーレス化がさらに進んだと考えられます。
今後も、ペーパーレス化の流れは続いていくと言えるでしょう。

目的

ペーパーレス化の目的には、コスト削減や業務の効率化、セキュリティ対策などが挙げられます。紙媒体を削減することで森林伐採などの自然破壊を軽減することにもつながるため、環境保全への貢献も目的の一つと言えるでしょう。

例えばペーパーレス化に伴い紙媒体を電子データ化することで、紙媒体を使用しての書類のやり取りや文章保管、印刷などを減らすことができます。そのため紙媒体にかかるコストや印刷時に使用するインクのコストなどを削減することが可能です。

また紙媒体を保管するには保管場所の確保が必要でした。しかしペーパーレス化によって保管場所を確保する必要がなくなるため、保管コストの削減も可能となります。
その上で最も大きいコスト削減としては電子化された文書や書類の検索スピートが劇的に改善されることで工数削減が計られます。

社内の文章や書類をペーパーレス化することでコスト削減だけでなく、さまざまなメリットが考えられます。最近ではパソコンやタブレット、スマートフォンなどの電子機器が普及しているため、電子データを利用しやすい環境が整っていると言えるでしょう。

業務効率化

ペーパーレス化を行うことで、データの受け渡しや保管が容易に行えるようになり業務を効率化することが可能となります。例えば紙媒体を受け渡しする場合、手渡しまたは郵送が必要です。また事務書類や決算書類などは各責任者が押印するため、最終承認までに時間を要する場合もあります。

しかしワークフローシステムや電子契約システムを導入しペーパーレス化を推進すれば、承認プロセスをオンラインで行うことが可能です。紙媒体や押印などの非効率な作業から脱却し、業務の効率化を図ることができます。

また電子データをクラウド上で一元管理すれば、オフィス内だけでなくリモートワークを行っている社員とのデータ共有が可能です。ペーパーレス化は業務を効率化し、生産性を上げることができると言えるでしょう。

働き方改革

ペーパーレス化は、社員の働き方を変えることが可能となります。電子データをクラウドなどのオンライン上に保管することで、社内外問わずにアクセスすることができるためです。例えば社内にいるメンバーが作成した書類を、リモートワーク中の社員が閲覧したり更新したりすることが可能となります。

またワークフローシステムを導入していれば、リモートワーク中の社員でも、社内事務処理の各種申請を行うことが可能です。その結果、在宅でのリモートワークの促進にもつながるため、自由に働き方を選べる環境が構築されると言えるでしょう。

BCP対策

BCP（Business Countinuity Plan）とは、事業継続計画のことです。緊急事態や災害などが発生した場合でも、企業活動を継続することができるようにするための計画となります。
社内のペーパーレス化を推進することで、災害などが起きた場合でも紙媒体の損傷や紛失のリスクを無くしたり軽減したりすることが可能です。また重要書類などは電子データ化し、安全なサーバーに保管しておくことでリスクを減らすことができます。
災害で事務所が使えなくなった場合でもペーパーレス化していればリモートワークで業務を行うことが可能となるため、事業を継続することが可能です。

社内のペーパーレス化を進める場合、どのようなシステムを導入すれば良いか検討する必要があります。その際の選定基準として、重視すべき項目は次の通りです。

操作性

導入するシステムの操作性は重要な要素です。ペーパーレス化を進める目的の一つに業務の効率化があります。業務の効率化を行う場合、導入するシステムの操作性が重要となるためです。例えば、操作性の悪いシステムを導入してしまうと「ペーパーレス化したが業務の効率が落ちてしまった」といった事態になりかねません。
そのためペーパーレス化で導入するシステムは、自社の業務に合ったものを選定することが重要となります。

費用対効果

ペーパーレス化によってシステムを導入する場合、初期費用やメンテナンス費用がかかります。システム導入に伴う費用対効果を確認しておくことが大切です。
例えばシステムの導入前と導入後でどれくらいのコスト削減効果があるのかを試算し、システムにかかる費用と比較して検討することが重要と言えるでしょう。

ペーパーレス化は業務の効率化やコスト削減だけでなく、働き方改革の推進にもつながるため注目されています。そのため、ペーパーレス化に役立つツールが次々に登場している状況です。ここではペーパーレス化へ向けたおすすめツールを3選紹介します。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールは、出勤や退勤の打刻管理、勤怠の実時間の管理、データ集計および出力機能などを行うことが可能です。スマートフォンやタブレット、パソコンからの打刻、残業の管理、36協定の時間超過の管理、有給休暇の残日数管理などを行うことができます。ツールにレポート出力機能が搭載されていれば、特定の期間の勤怠データを出力するなどが可能です。

電子契約ツール

電子契約ツールは、契約書の作成、電子署名、タイムスタンプなどを行うことが可能です。電子契約のワークフロー機能が搭載されているため、紙媒体で実施していたときと同じ流れで実施することができます。ペーパーレス化への移行が、滞りなく行うことが可能と言えるでしょう。また文章を保管したり検索したりすることができるため、過去の書類を引き出すことも可能です。
セキュリティ面も対策されており、ファイアウォールやSSL暗号化技術による通信の保護、ワンタイムパスワード機能などが搭載されているツールもあります。

文書管理ツール

文書管理ツールは、電子データ文書の活用、保存、管理、廃棄を管理することが可能です。検索機能で必要な文書をすぐに見つけたり、古い文書を閲覧してしまうトラブルを回避したりすることができます。
ユーザーによって権限を設定できる機能や、承認のワークフローも搭載されているため、正しい状態で文書を管理することが可能です。保管されている文書をPDFファイルで出力したり、メタデータを設定できたりするツールもあります。

今回は、ペーパーレス化の現状や目的、メリット、おすすめツールなどについて紹介しました。ペーパーレス化によって紙媒体を電子データ化することで、多くのメリットが生まれると言えるでしょう。例えば紙媒体や印刷時のコスト削減、業務の効率化、さらにはリモートワークの推進などです。リモートワークが推進されることで、社員の働き方改革を実現することも可能となります。

まずは、ペーパーレス化へ向けたおすすめツールを試してみてはいかがでしょうか。