ペーパーレス化とは、紙媒体の書類や文章を電子データ化して利用したり保存したりすることです。
つまり紙媒体から電子データに置き換えることを指しています。
現状
近年SDGsの取り組みの一つとして、ペーパーレス化が推進されています。そのため多くの企業においては、ペーパーレス化の必要性が認識されている状況です。総務省が2020年に実施した調査によると、60.4%の企業がペーパーレス化を実施していると回答しています。
社内業務のペーパーレス化
実施している企業 60.4%
2017年以前から実施している 42.8%
2018年以降に実施している 18.0%
(出典:総務省2020年
「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究の請け負い報告書-P57 DX(業務慣行の改善)」)
近年ではテレワークが広がったことで、社内のペーパーレス化がさらに進んだと考えられます。
今後も、ペーパーレス化の流れは続いていくと言えるでしょう。
目的
ペーパーレス化の目的には、コスト削減や業務の効率化、セキュリティ対策などが挙げられます。紙媒体を削減することで森林伐採などの自然破壊を軽減することにもつながるため、環境保全への貢献も目的の一つと言えるでしょう。
例えばペーパーレス化に伴い紙媒体を電子データ化することで、紙媒体を使用しての書類のやり取りや文章保管、印刷などを減らすことができます。そのため紙媒体にかかるコストや印刷時に使用するインクのコストなどを削減することが可能です。
また紙媒体を保管するには保管場所の確保が必要でした。しかしペーパーレス化によって保管場所を確保する必要がなくなるため、保管コストの削減も可能となります。
その上で最も大きいコスト削減としては電子化された文書や書類の検索スピートが劇的に改善されることで工数削減が計られます。