ペーパーレス会議のメリットは?
導入を成功させるためのポイント、導入すべきツールのご紹介

さて、ペーパーレス会議を導入した場合のメリットには、具体的にどの様なものがあるでしょうか。

印刷代や保管場所のコスト削減

紙資料を用意するには大量の印刷用紙やインク代が必要になりますし、印刷機がふんだんに用意されている職場はごく稀です。多くのオフィスでは印刷の順番待ちが発生している場面はよく見かける光景ですが、一度に何十部・何百部の資料を印刷するだけでも相当な時間が掛かります。

また過去の会議資料を保管する場所も確保しなければならず、紙の会議は費用も場所も時間も必要とする会議です。

ペーパーレス会議にすることで必要部数の印刷は不要になりますし、過去のデータの保管も物理的な場所は不要で、かつ保管フォルダにアクセスさえできればどこからでも閲覧できます。ペーパーレス会議化することで、こうした印刷や保管場所にかかる諸々のコストを削減できるのです。

会議資料準備の業務負荷軽減

どの様な会議であっても、その準備には時間が掛かるものです。特に会議資料は作成・印刷・製本・配布、場合によっては差し替えという段階を踏む必要があり、資料の量が多く参加人数が増えれば増えるほど事前の作業時間は長時間に及びます。
具体的には、資料を何十枚何百枚と印刷したり、一つひとつホチキスで留めたりといった大変さがなくせます。

今まで資料の準備に膨大な時間を割いていた社員をほかの業務に回すこともでき、生産性の向上および利益の拡大にもつながります。

ペーパーレス会議であれば資料準備のうち、印刷と製本・配布の作業が不要となりますので、準備の時間は大幅に軽減でき、急な参加人数の変更に備えた部数調整も不要です。

資料の事前共有によって会議時間を短縮

ペーパーレス会議では、資料を前もってデータで共有するので、全員が中身に目を通した状態から始められます。そのため、会議内での意思疎通がスムーズになるほか、会議時間の大幅な短縮も可能です。

会議が始まってから資料を配って、全員が読み終わるまで待つという無駄がなくなるので、業務の効率化につながります。

情報漏洩リスクの低減

資料の印刷は、重要情報流出の懸念と常に隣り合わせです。会議資料の置き忘れや盗難、紛失といった事態に備え会議後に全て回収するとしても重労働ですし、もし回収できなかった場合は情報流失対策としてさらに作業量は増加します。

ペーパーレス会議であれば閲覧にパスワードが必要な設定にしたり接続制限を掛けたり、会議後は端末から自動消去や印刷不可資料とすることもできますし、閲覧可能範囲を階層別に設定出来たりと、セキュリティに対する備えも万全に行うことが可能です。

直前の資料修正やデータ差し替えが容易

もし直前に資料に間違いが見つかった場合、紙の資料であれば事前に用意した資料を全て修正しなければなりません。人数分の修正箇所ページの印刷と差し替えだけでも大幅な時間ロスですし、最悪の場合間に合わないこともあり得ます。

デジタルデータであればそうした修正も一瞬で済み、会議中の修正すら可能です。

環境に配慮したクリーンな企業イメージアップの向上

ペーパーレス会議を導入すれば、紙資源を節約できるため、企業のイメージを高めることにもつながります。SDGsに貢献する企業であることも発信でき、ブランディングに少なからず好影響があるでしょう。

顧客との関係性が良くなるほか、ビジネスチャンスの拡大や資金調達がしやすくなるといった効果も考えられます。

テレワークの普及促進

ペーパーレス会議によって資料をデジタル化すると、テレワークにも移行しやすくなります。自宅から会議資料にアクセスできるようになるため、オフィスに来なくても大半の業務が可能です。

また新しく作成した資料も簡単に共有できることから、オンラインWeb会議もスムーズに進行します。
場所を選ばない働き方が一般化してきた今、それに合わせた会議資料のペーパーレス化が進んでいますので、時代に合わせた会議を実施するという意味でも、今後ペーパーレス会議は普及していくでしょう。

ペーパーレス会議を導入することにはメリットばかりがあるわけではありません。相応のデメリットがあることを理解することは、自社に合ったシステム選びや導入を行う上でも重要なことです。

浸透するまでにコストと時間がかかる

ペーパーレス会議を実施するには、ITツールの導入が必要なので一定の初期費用がかかります。とくに自社で専用のシステムを開発するとなると、百万単位のお金がかかることもあります。ペーパーレス会議を実施する上での費用を最小限に抑えるためには、必要なソフトウェアやハードウェアを選ぶとともに、初期投資を抑えることが重要です。

またIT機器の扱いにも個人差があり、導入したはよいが資料を追うのに必死で肝心の会議の内容が頭に入らない、などという問題も発生しがちです。今でこそ業務でパソコンを使うことが当たり前になっていますが、パソコンが職場に出始めた頃は多くの社員にとってパソコンとは得体のしれないもので、手慣れた紙や鉛筆で業務をする方が効率的と考えられていました。

ペーパーレス会議に関しても、それまで紙資料に慣れた社員にとってとっつきにくく分かりにくいものと感じる可能性が高くなります。

こうした導入後の社員への浸透には研修会の実施やサポート体制の構築など、コストも時間もかかることを念頭に置いておく必要があります。

視認性・一覧性が下がるといわれている

ぺーパーレス化した資料は、紙に比べて視認性や一覧性に劣るという意見もあります。確かにスマホやタブレットのディスプレイサイズによっては、文字が小さくて読みにくいこともあるでしょう。

また紙のように複数の資料を横並びにして見ることも難しく、会議中に複数の資料を同時に見ながら思考を働かせることが習慣化している方の場合、ペーパーレス会議はどうしても紙資料の会議よりもやり難い会議形態と捉えられがちです。

またデジタル媒体と紙媒体では、デジタル媒体を閲覧した時の方が内容が記憶に残りにくく、会議資料の内容が参加者に伝わり難いとも言われています。

メモが取り難くなる

会議の配布資料が紙の場合、参加者は気になった点や補足情報を資料に簡単に書き加えることができますが、デジタル資料の場合は手書き機能に対応したシステムや端末・アプリケーションが必要です。

また資料配布を会議中限定に設定した場合など会議中に残したメモを持ち帰れない点は、参加者にとっては不満に感じるポイントになり得るでしょう。

ペーパーレス会議にはメリットもデメリットも存在しますが、メリットを最大化・デメリットを最小化することが、導入を成功させるキーポイントになります。

どの様な点に着目してペーパーレス会議を導入していけばよいのでしょうか。

社内で必要性を周知する

ペーパーレス会議を導入する際は、一部の関係者のみでなく社内全体に通知し理解を得てから実施すると、スムーズに導入が進みます。

社員が多い会社であればある程、社員間のIT機器リテラシーには格差が生じており、いきなり会議形態を変更されると社員よっては大きなストレスを感じ、反発が起こりがちです。

そうしたことを防ぐ意味でも事前に導入の説明会やセミナーを実施し、導入することで得られるメリットと生じてしまうデメリットを共有した上で、多くの社員の意見も取り入れたシステムの選定や導入スケジュールを組むと良いでしょう。

段階的に導入する・小規模な会議から始める

スムーズに導入するには、一気にペーパーレス化するのではなく、段階的に紙資料を減らしていくという意識を持つのがおすすめです。一度に全部やろうとすると、会議の進行がうまくいかないばかりか、社員からも不満が出る恐れがあるので注意してください。

まずは小規模で導入してみて、効果や改善点を検証しながら堅実に進めていきましょう。ツールの使い方を確認したり、進行をシミュレーションしたりして、ペーパーレス会議のイメージを掴むことが重要です。
また発表者を適宜変えて、社員全員に練習の機会を与えることも意識してみてください。

社員の要望も聞きながら、紙資料を残したほうが良い部分はペーパーレス化しなくても構いません。

操作感や機能が合ったツールを選ぶ

一言でペーパーレス会議といっても、様々な会社が独自のシステムを提供しており機能や導入コスト、使用する端末なども多種多様です。

そのため自社が行う会議の形態や社員のIT習熟度、コストなどを総合的に判断してペーパーレス会議のシステム選定を行うことが重要となります。

遠隔地同士を結んだ会議が多い場合、社内のWebシステムと連携できれば移行もスムーズに行えるでしょうし、機密情報を扱うことが多ければアクセス権限を細かく設定できるかどうかも重要になるでしょう。

またディスプレイが見やすいのか、簡単にメモが取れる仕様になっているのか、その場ですぐに共有できるのかといった端末毎の使用感は、導入する側の会社や社員の特色によっても異なります。

システムや端末と社員との相性を確認する上でも、選定は1社に決め打ちするのではなく数社の中から選び、できれば実際に使ってみた感想を基に選定すると後々後悔することもなくなるでしょう。

デジタルでもメモが取れる体制を整える

メモが取りにくい問題については、タッチペンや電子メモパッドなどを導入することで解決するのがおすすめです。デジタル資料を大画面に表示し、自由に書き込みができるデジタルホワイトボードを導入するのも良いでしょう。

ともかくデジタル資料にも紙資料と同じようにメモができる状態を極力実現することが大切です。

ペーパーレス会議を始めるなら、会議をデジタル化することに特化した「ペーパーレス会議システム」を活用するのが王道ですが、個別のツールを導入することで代用も可能です。

ペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムとは、デジタル資料を使った会議をスムーズに進めるための機能がパッケージ化されたツールです。資料の閲覧はもちろん、資料のアップロードや管理、メモ、開催案内、業務連絡など、さまざまな機能が搭載されています。

Web会議機能やチャット機能を搭載しているものもあり、オンラインでのペーパーレス会議にも役立ちます。

ペーパーレス会議システムの選び方

ペーパーレス会議システムを選ぶ際は、以下のような事柄を意識するのがおすすめです。無理なく導入できる価格帯であり、なおかつ社員にとって使いやすいシステムを選択しましょう。

・ 導入費用・運用費用
・ 社員のITリテラシーに合っているか
・ メモ機能は充実しているか
・ フルペーパーレス化に対応できるか
・ 自社のWeb会議システムと連携できるか
・ セキュリティ対策は万全か

ペーパーレス会議システム以外でペーパーレス会議を実現する方法

下記の設備を導入することによって、ペーパーレス会議を実現することも可能です。

1.スマートフォンやタブレットを活用する

スマートフォンやタブレットを活用して、会議資料や議事録を表示することができます。参加者は自分の端末から、必要な情報を閲覧することができます。また、スマートフォンやタブレットを利用して、会議の進行状況を管理するアプリケーションを活用することもできます。

2.ホワイトボードを活用する

ホワイトボードを利用して、アイデア出しや議論を行うことができます。ただし、ホワイトボードを活用する場合でも、紙を使わずに、ホワイトボードに直接書き込むことができる電子ペンやタッチペンを活用することができます。

3.オンライン会議ツールを利用する

Zoom、Microsoft Teams、Webexなどのオンライン会議ツールを利用して、オンラインで情報共有やコミュニケーションを行うことが可能です。


ペーパーレス会議を実現する方法はいくつかあります。会議の形態や目的、参加者の人数などに合わせて、最適な方法を選択することが大切です。

ペーパーレス会議の導入により、コストや業務量の削減やセキュリティ面のリスク低減、遠隔会議など様々なメリットが期待できます。

一方で導入するにあたってはメモがとりにくくなったり、ITツールに疎いと適用しにくかったり一定のデメリットや懸念点も存在します。メリットを最大化・デメリットを最小化するためにも、社内に周知を行ったり、小規模な会議から徐々に導入していくなど抑えるべきポイントを押さえれば、自ずと成功するのではないでしょうか。

ペーパーレス会議を進めるためには、ツールを揃える他にオフィス環境を整える必要があります。
弊社では100社以上のオフィスリニューアルやオフィス移転の支援サービスを提供して参りました。
豊富なノウハウをもとにペーパーレス会議を行うためのご提案が可能です。

他にも参考になりますコラムを掲載しております。是非お気軽にお問い合わせください。