リモートワークにペーパーレスは必須！導入の推進方法や課題を解説

2019年4月に「働き方改革関連法案」の一部が施行され、多くの企業が在宅勤務を導入しています。在宅勤務を導入し、円滑に業務を遂行するためには、デジタル化が不可欠です。

在宅勤務の導入後、従業員は自宅やシェアオフィスなどで仕事を行いますが、仕事で必要な紙の資料をすべて持ち運ばせるのは非現実的です。会社外で作成した紙の資料を会社や他の場所にいる他の従業員と共有するのも難しくなります。

リモートワークを効率的に推進できること以外にも、ペーパーレス化には以下4つの利点があると考えています。

コスト削減に繋がる

用紙代やインク代、印刷の外注費、保管期間切れ資料の処分費用などのコストを削減できるのもメリットです。

紙を保管する必要がなくなれば保管場所を縮小できます。目に見えにくいコストではありますが、オフィスの書庫面積にかかる家賃費用などの固定費も発生しています。紙の保管場所を縮小することで、生じた空間をミーティングスペース、リフレッシュスペースなどに使うことで、働き方改革に繋がるでしょう。

業務効率化に繋がる

さまざまな資料をクラウドサービスなどに整理・格納しておき、検索機能を活用することで、資料データベースから必要な資料を探す手間が劇的に省け、効率化に繋がります。また、従業員がいつでもどこでも必要な書類にアクセスできれば、取引先や社内での打ち合わせで急きょ資料が必要になった場合もすぐに対応が可能です。

注意点としては、蓄積されたデータがゴミとならない様にタイトルやフォルダー分けのルールをあらかじめ決めておくことが重要となります。

セキュリティ強化に繋がる

デジタル化した書類にアクセス制限を設定することで、部外者は閲覧できなくなり、セキュリティ面も強化されます。紙の場合、置き忘れて紛失してしまうことなどにより、情報漏えいの半数以上は紙媒体によるものという調査報告があります。

一方、デジタル化においてもウイルスや不正アクセスによる情報漏洩対策も練り対応する事でリスクを抑えられることができます

BCP（事業継続計画）対策に繋がる

デジタル化はBCP（Business continuity planning）対策にもなります。クラウド上で書類やデータが保管されるため、予期せぬ災害などにより、災害時や緊急時などの破損や紛失を防ぐことが可能です。

メインサーバーが被害にあい、データを損失しても、クラウドにより分散保管されているデータを復旧すれば、事業を継続できます。デジタル化により企業が保管しているデータを災害などから守りやすくなるでしょう。

ペーパーレス化の進め方を以下6ステップで解説していきます。

STEP①　組織全体の意識改革を行う

ペーパーレス化を円滑に進めるためには全社で取り組む必要があるため、組織全体の意識改革が必要です。

年代によってはデジタル化に抵抗を覚える可能性があるため、デジタル化の目的やメリットを伝え、納得して取り組んでもらえるように心がけましょう。

特に経営層の理解を得た上で経営層自らがリーダーシップをとることが重要です。移行に際しては、まず一部の部署に協力してもらい効果・運用検証しながら、自社にあった運用を決めていくことも一つの方法です。

STEP②　社内の「紙」資料を分類してルール作成と作業手順を決める

組織全体の意識改革を行った後は、社内の「紙」資料を分類し、長期保管が必要なもの、デジタル化が必要なもの、廃棄するものなどペーパーレス化へ向けたルール作成と作業手順を決めましょう。

すべての業務を同時にデジタル化するのは困難です。効果の高い業務からデジタル化を推進し、徐々に紙からデジタルに移行していくことをおすすめします。

STEP③　環境を整備する

自社に適したハードウェアやソフトウェア、クラウドサービスを選定し、環境を整備しましょう。また、在宅勤務推進のためには従業員の自宅にもインターネット環境を整えるとともに運用ルールも決める必要があります。

STEP④　スモールスタートする

組織全体で導入する前に、テストとして一部の部署に依頼して期限を決めてスモールスタートしましょう。その後、振り返りを行いデジタル化の進捗や課題を確認することが重要です。

従業員に聞き取りを行い、遠慮なく感想を出してもらいましょう。

STEP⑤　マニュアルを作成する

環境が整ったら、スモールスタートで見つかった課題やフィードバックをもとにマニュアルを策定しましょう。

これまでのツールと似た使い方であっても、全従業員に理解してもらうために、マニュアルは重要です。

マニュアルは、更新する担当部署など運用方法を決め、ツール使用中に困った場合の連絡部署も決めておくことをおすすめします。また、マニュアルに基づき研修を行い従業員のマニュアルへの理解を深めましょう。

STEP⑥　本稼働後、継続してマニュアルを改善する

スモールスタートした部署から少しずつに広げていき、ペーパーレス化を本稼働します。本稼働で見えてきた改善点などを加え、マニュアルを改善していくのが必要です。

さらには、その後も実際の運用を踏まえ継続してマニュアルを見直すことが必要です。

ペーパーレス化にはコスト削減や業務効率化、セキュリティ強化などに繋がるメリットはありますが、推進にあたって課題にぶつかる可能性があります。リモートワーク導入に向けたデジタル化のよくある課題と対策を解説していきます。

紙への信頼感が高い

紙への信頼感が高く、手元で紙をめくりながら仕事をしたいと考える人や通信環境などが原因で、パソコンで仕事するのが難しいときに備えて、多めに書類を持ち帰る人がいます。その結果、社内でデジタル化に反対する意見が挙がることが考えられます。

従業員の意識改革を行い、仕事のスタイルを変えることが重要です。

一時的にコストが増加する

ハードウェアやソフトウェア、クラウドサービスを揃える必要があるため、初期投資が必要です。必要に応じ、紙の資料をスキャンしてデータ化したり、新たな業務フローを整備したりと手間と時間もかかります。

対策は、スモールスタートにより、リモートワークとペーパーレス化の推進によるコスト削減や業務効率化、生産性の向上などの導入効果を確認することです。また、ペーパーレス化やデジタル化の実績を多くもつ業者に相談し、自社にあった導入へ向けた提案を依頼することも一つの方法です。

従業員のスキルが不足している

環境が整備されていても、従業員のスキルが不足しており、使いこなせないケースがあります。

例えば、導入したツールの種類が多く、個別の使い方は理解していても応用的な使い方を覚えきれず、必要な時は他の人にお願いしているというケースです。

従業員全員がツールを独力で使いこなせるわけではないため、マニュアルの作成や研修が重要になります。

ハンコ文化が根強い

ハンコ文化が根強い企業は、社内の理解を得にくく、デジタルの推進が難しくなるでしょう。

一部の資料をデータ化しても、資料を紙で求められることがあります。そこで、社内においては近年リリースされているノーコード開発ツールを活用し手軽に申請ワークフローのシステム化が可能となりました。

その時にはハンコ文化からの脱却のチャンスと捉えましょう。間違いなく時代は脱ハンコへ向かっています。

リモートワークにはペーパーレス化が必須なだけでなく、コスト削減や業務効率化、セキュリティ強化などに繋がるメリットがあります。

デジタル化するなら、組織全体の意識改革を行い、社内の「紙」資料を分類してルール作成と作業手順を決めた上で環境を整備しましょう。その後、スモールスタートし、課題や従業員の感想を加味してマニュアルを作成して、研修を行います。本稼働後は見つかった改善点を基にマニュアルを改善しましょう。

ペーパーレス化をどう実現するか、検討してみてください。