旧型オンプレファイルサーバの老朽化が喫緊の課題に
当社では、2021年7月に全社横断型の「DX推進プロジェクト」を発足。
「クラウドファースト」「業務効率化促進」「費用最適化」を基本ポリシーに、社内のIT基盤全体のリニューアルに着手しました。プロジェクトの対象は、ファイアウォールやActive Directory、電子メールなど多岐にわたるもので、導入時の経験をノウハウとして蓄積し、外販ビジネスの“ショーケース”として活用することも視野に入れたものでした。
同プロジェクトにおける重要なミッションのひとつが、「老朽化したオンプレ型ファイルサーバのクラウド化」でした。当社のファイルサーバは、導入後7年が経過し、延長保守しながら使っていたもので、ストレージOSのサポート期間が迫っていたこともあり、早急にシステムを刷新する必要がありました。同様に、独自構築・運用していたバックアップサーバも老朽化が進んでおり、こちらも合わせて対応が必要でした。
さらに、ファイルサーバには「3TB」という容量制限があったため、常に空き容量を監視しながら、定期的に不要ファイルを削除しなければならず、「担当者の運用負担」が増大していました。
加えて、ファイルサーバのフォルダ体系や文書の格納ルールが決まっておらず、個々人が勝手にファイルやフォルダを設定する“無法地帯”になっていたことも課題になっていました。中身が整理されていないため、例えば、入社したての人だと、どこに何が格納されているのかわからず、格納した人をわざわざ探して聞くなど、文書探しに大変な手間と時間がかかっていました。こうした課題を一挙に解決するべく、ファイルサーバを刷新し、クラウドストレージへ移行することを決断しました。
当社のこだわった4つの要件への対応
複数のクラウドストレージサービスを検討した結果、当社が選んだのは「Dropbox」でした。
クラウドストレージへ移行を図る上で、当社がこだわっていた要件は、もともと利用していたファイルマネージャーに近い GUI や、スマートフォンなどで外出先からもアクセスが可能なこと、そして、フォルダの階層構造やファイル名設定などに制限が少ないといった「1.操作性と検索の容易性」です。容量制限を意識せずに済む「2.十分な容量と拡張性」や、「3.バックアップ運用が容易」なこと、「4.費用対効果に優れている」ことも要件に挙げていました。 Dropboxは、これら全ての要件をクリアしていました。
販売取り扱い可能な製品であること
加えて、当社が「販売取り扱い可能な製品」であったことも選択のポイントでした。販売パートナー(NEC)との契約上においても、Dropboxは当社が取り扱い可能な製品でした。我々は自社の導入経験を生かして、クラウドストレージサービスを顧客に販売することも見すえていましたから、当社が外販できるかどうかは非常に重要な選択ポイントでした。
NEC・Dropbox社の共同サポートで、パイロット運用時の懸念点を払拭
さらに、「NECとDropbox社が共同サポート体制を組んでいたこと」も、導入の大きな決め手になりました。NECからは、キャンペーン期間を活用し、パイロット導入として20ライセンスを特別価格でご提案いただき、実際に社内で運用・評価する機会をいただきました。これが非常に有用でした。パイロット運用の中で出てきた懸念点や問題点についても、NECとDropbox社が協力し、一つひとつ丁寧に解決策を提示いただきました。このことが不安の払拭につながり、全社導入へと進める後押しになりました。
実際の導入に際し、当社では、半年以上もの準備期間を設け、ファイルデータ移行計画の立案や、社内向け説明会を複数回開催した他、フォルダ体系やネーミングルールを定めた「デジタル文書管理規定」を社内で練り上げ、スムーズな全社導入を実現しました。
こうした導入プロセス、例えば、社内向け説明会においても立ち会いや製品説明など、NECにサポートいただき、導入をするにあたって心強く感じました。
ファイル・アクセスビリティ大幅向上の他、運用負荷軽減の効果も
2023年5月にDropboxを全社導入。ファイルサーバのクラウド化を実現しました。
その導入成果について、まず「ファイル・アクセシビリティの大幅な向上」です。「デジタル文書管理規定の策定によってフォルダ構成やファイルを整理し、加えてクラウドストレージへ移行したことで、外出先や移動中にもスマートフォンなどを使って資料を確認できるようになりました。文書へのアクセシビリティと業務効率が大幅に向上したとの声が現場から多数寄せられています。
2つ目に、「サーバ運用負荷の軽減」です。Dropboxの導入前、同社では、容量チェックやバックアップ確認など、オンプレサーバの状態を確認する作業が頻発していました。しかしDropboxに移行することにより、当社が選択したAdvanced プランではアクティブユーザあたり5TBのストレージ容量や365日間バージョン履歴管理が享受でき、従前のこれらの作業が一切不要となり、サーバ運用負荷が大幅に軽減。他の業務に多くのリソースを割けるようになりました。(2023年10月時点)
今後、社内ユーザーからの要望を集めて運用改善を進める他、社内の活用事例を横展開することで、「導入効果の最大化」を図っていきます。
さらに、お客様やパートナー企業との情報共有基盤としても活用していく予定です。実際に体験いただくことで、必ずお客様側にもDropboxの魅力が伝わると考えています。