「オフィスでの生産性向上につながるコミュニケーションツール3選」&当社自社実践から生まれたソリューションの紹介

コミュニケーションツール等を活用した効率化や、意識して情報共有や報・連・相を行うことはオフィスでの生産性向上に欠かせません。

コミュニケーションが生産性向上に欠かせない理由を3つご紹介します。

円滑な業務の遂行に繋がる

コミュニケーションや情報共有が適切に行われていると、業務が円滑に進めやすくなります。

仕事の分野に関わらず、ほとんどの仕事では多くの部門や人と連携して行うため、コミュニケーションが足りていないと必要な情報が共有されず業務遂行に影響が出ることが多々あります。

とある社内コミュニケーションに関するアンケートでは、「社員間のコミュニケーション不足が業務の障害になると思う」という質問について「大いにそう思う」「ややそう思う」と答えた人が全体の86％を占めました。

同調査では、コミュニケーションが円滑に進んでいる会社は、従業員満足度も高いことが明らかになるなど、業務においてコミュニケーションが重要な意味を持つことが分かります。

ヒヤリハット予防になる

日頃からコミュニケーションや情報共有を意識することで、業務でのミスやヒヤリハット対策に繋がります。

ヒヤリハットとは、日々の業務の中で起こる「ヒヤッ」と「ハッ」とするようなことです。

製造業や現場作業でよく用いられる言葉ですが、バックオフィスと営業で製品に対する認識が異なっていた、クライアントへの説明が古い情報だった、等ヒヤリハットはオフィスでも日常的に起きています。

それ自体は小さなことでも、大きなミスやトラブルに繋がりかねないため日頃から注意が必要です。

ヒヤリハットはコミュニケーションの不足も原因のひとつとされており、普段から情報共有しやすい環境作りを意識することで予防になります。

コミュニケーションツールの導入や報・連・相しやすいシステム作りや、そのシステムを活用する企業文化の醸成などの環境作りは、生産性向上に役立ちます。

チームビルディングに役立つ

建設的なチームビルディングを行うためには、日頃からのコミュニケーション強化は欠かせません。

チームビルディングは効率的な業務遂行のために必要なマインドセットの形成やモチベーションの維持に役立つ取り組みです。

1 on 1やワークショップの実施など、業務外でも積極的にコミュニケーションを取っていくことでチームや組織として結束しやすくなり、業務でも高いパフォーマンスを発揮できます。

オフィスでのコミュニケーション活性化に役立つおすすめのサービスについてご紹介いたします。

オフィス環境を変えたい、コミュニケーションの活性化をしたいがどうしたらよいか具体的な方法が分からないという方はぜひご覧ください。

働き方改革サポートサービス CoCoシリーズ

働き方改革サポートサービス CoCoシリーズは、オフィスのよくある悩みを解決し業務の効率アップに繋げるためのサービスです。

CoCoシリーズの中から、社内コミュニケーションの改善に役立つサービスを厳選してご紹介いたします。


行先表示システム - CoCoima
行先表示システム - CoCoimaは、社員の在席状況をパソコンやスマホから一目で確認できるシステムです。

オフィス内だけでなく自宅や外出先の状況も確認できるので、オンライン会議やビジネスチャットのスケジュール調整もしやすいというメリットがあります。

不在の場合でもメモ機能を使用して伝言もできます。過去の履歴も保存されるので、コミュニケーションの齟齬などが起こりにくいのが特徴です。

詳しくはこちらをご覧下さい：行き先表示システム - CoCoima


施設表示システム - CoCotoru
施設予約システム - CoCotoruはオンラインで会議室・備品の予約ができるシステムです。

クラウドサービスのためオフィスの外からでも、会議室や必要な備品の予約、利用状況の確認ができます。

利用状況分析、自動キャンセル等の機能がついているため、空予約などの無駄が抑えられます。

詳しくはこちらをご覧下さい：施設表示システム - CoCotorua


在席管理システム - CoCoseki
在席管理システム - CoCosekiは、オフィス内のどのエリアに誰がいるのか、どの席空いているのかがリアルタイムで確認できるシステムです。

フリーアドレス制は社員同士の交流を促進したり、オフィス内の空間を有効活用できるといったメリットがある一方で、必要な時に人を探す手間がかかったり、空席を探さなければならないといったデメリットもあります。

席の利用状況や空席確認、席予約などが行えます。パソコンやスマホ、サイネージから誰がどるこにいるか分かるので、コミュニケーションが滞る心配もありません。

詳しくはこちらをご覧下さい：在席管理システム - CoCoseki


このように働き方改革サポートサービス CoCoシリーズは、当社がペーパーレス・フリーアドレス・リモートワークの導入運用で必要と感じ開発されたものです。各サービスの特徴等については以下のページからご確認いただけます。

※　詳しくは「働き方改革サポートサービス CoCoシリーズ」をご覧ください。

あわせて読みたい「コミュニケーションを活性化するオフィスレイアウトとは」

オフィスコミュニケーションの活性化として当社が最初に手掛けたのが、新しい働き方改革を目指したオフィスの再構築でした。

これを機にペーパーレス・フリーアドレス・リモートワークが運用されたことで、上下左右・チーム内のコミュニケーションが活性化され、その後の生産性向上に大いに貢献しました。

その時に生み出されたオフィスの課題を解決するためのサービスが、L&Cオフィスソリューションです。

自社実践とその後の多くのお客様へのオフィス構築支援によるオフィス改革ノウハウと経験を活かし、コンセプト策定・オフィスデザイン・システム設計・運用支援・運用保守まで、ワンストップでご提供させていただいております。

また、お客様のリソース・運用環境に沿った、グループウェアやクラウドサービス、ビジネスチャットなどのトータル提案を通して、お客様の社内コミュニケーションを活性化させ、生産性向上にお役立ていただいております。

詳しくは「L&Cオフィスソリューション」 をご覧ください。

ICT基盤構築ソリューション
ICT基盤構築ソリューションでは、上記L&Cオフィスソリューションを有効活用するためのインフラ整備です。オフィスの最新IT機器導入からネットーク構築にいたるICT環境の提案・構築・保守、リモートワークやオンライン会議のソリューション導入などを支援しています。

近年、マンマシンインターフェイスの優れた機器・システム・ソリューションの導入は、安価でお手軽にコミュニケーションが活性化されることでしょう。

詳しくは「ICT基盤構築ソリューション」 をご覧ください。

オフィスでのコミュニケーション活性化は、単に社内環境が良くなるだけでなく生産性向上が期待できることが分かりました。

リモートワークやフリーアドレスなど、フレキシブルなオフィス環境の整備を進めている会社も増えています。その中で、時としてコミュニケーションが偏っていたり、運用次第ではコミュニケーションに齟齬をきたす可能性もあります。メリットとデメリットを整理し、あくまでも会社コンセプトと現場ニーズに沿った運用が必要です。

今回ご紹介したツールやサービスについての資料請求やお問い合わせはこちら からどうぞ。