オフィスをコミュニケーションハブにするには？方法からメリット・デメリットまで解説

コロナ禍以降、BCP対策としてリモートワークが広く普及したことで、対面でのコミュニケーションの機会が希薄になり、社内コミュニケーションの機会をいかに増やせるかが課題になっています。

そのため、現在のオフィスには対面でのコミュニケーションの機会を増やすためのコミュニケーションハブとしての機能が重要になってきています。

コミュニケーションハブとなるオフィスが必要な理由がわかったところで、さらに詳しくどのようなメリットが得られるのかを見ていきましょう。

意見交換の活性化

オフィスをコミュニケーションハブにすることで、情報共有や意見交換が活性化するというメリットがあります。

例えば、社員が気軽に利用できるカフェスペースやフリースペースなどです。

情報共有や意見交換の機会が増えることで、議論の質が高まり将来的な企業の成長へと繋げられるでしょう。

会社に対する貢献意欲の向上

オフィスをコミュニケーションハブにすることで、社員の会社に対する貢献意欲が向上します。

例えば、おしゃれなカフェスペースや、観葉植物、間接照明、ソファー席などでリラックスできる空間を提供すると良いでしょう。

オフィスでしか得られないコミュニケーションの場を設けることで、社員の交流が活発になり、社員のエンゲージメント向上や個人の成長に繋がるのです。

イノベーションの創造

オフィスをコミュニケーションハブにすることで、毎日違うメンバーとコミュニケーションを取ることができ、新たなアイデアや発見を得られることでしょう。

このようにオフィスがコミュニケーションハブになれば自由な意見交換と自由な発想で新たイノベーション創造への一歩になることでしょう。

オフィスをコミュニケーションハブにすることで、周囲の声や雑音、視線が気になって集中できないなどの問題が起こり得ます。

業務内容や職種によっては一人の方が集中できるという場合もあるため、ソロワークスペースも別で設けるのがおすすめです。

また、商談や会議、オンラインミーティングを集中して行えないという問題も発生しうるので、専用の会議室を設けるなど工夫が必要になります。

オフィスをコミュニケーションハブにする方法を7つに分けて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

１．フリーアドレス制を取り入れる

フリーアドレス制とは、従来のような固定化された席ではなく、その日の気分や働きたい場所によって座りたい席を決められる制度のことです。

フリーアドレス制を取り入れることで新たな交流が生まれやすく、コミュニケ－ションが活性化したり、新たな知見に触れることで社員の柔軟性や生産性が向上します。

２．リフレッシュスペースを設ける

オフィスにリフレッシュスペースを設けるのも、コミュニケーションハブにする方法の一つです。

例えば、カジュアルな打ち合わせやお昼の休憩などにも使用できるような空間を設けましょう。

さらに、観葉植物を置くことで、癒し効果も得られます。

仕事をしているとストレスはつきものですが、短期的なストレスでも生産性の低下を招き、長期的なストレスだと心身に悪影響を与えるものです。

そのためリラックスできる空間があると、社員のモチベーションの向上や生産性の向上に繋がります。

３．ハブスポットを設ける

オフィスにハブスポットを設けるのも、コミュニケーションハブにする方法の一つになります。

ハブスポットとは、クライアントや取引先など社外の人とコミュニケーションをとるための場所のことです。

カジュアルなスペースを設けることで、気軽に世間話がしやすくなり、社外の人との協力関係や信頼関係を構築しやすくなります。

４．オンライン会議に適したブースを設置する

リモートワークなど働き方が多様化したことやITツールの進歩により、オンライン会議に適したブースを設けることも重要です。

社外にいる社員やクライアント、取引先などとオンライン会議で打ち合わせをする機会が増えているため、オンライン会議に集中できるスペースを確保するのもオフィスをコミュニケーションハブにする方法の一つです。

オンライン会議に集中できるように、周りの物音や声が気にならない静かな環境が提供できる個室を用意すると良いでしょう。

５．オープンなミーティングスペースを設ける

気軽にミーティングができるオープンなスペースを設けるのも、オフィスをコミュニケーションハブにする方法の一つです。

オープンなミーティングスペースは、オフィスの空いているスペースにテーブルのみを置いたり、業務スペースの一角にテーブルと椅子を設置することで簡単に実現できます。

壁や仕切りをなくしオープンな環境にするのがポイントです。

オープンなミーティングスペースは、空きスペースを有効活用できるだけでなく、会議時間の短縮にも繋がります。

６．カフェスペースを設置する

カフェスペースを設けることも、オフィスをコミュニケーションハブにする方法の一つといえます。

カフェスペースは一般的に業務スペースとは別で設けられているため、仕事とは関係のない雑談もしやすく、普段接点のない別の部署の社員とも話しやすいです。

カフェスペースはソファーを置いたり、間接照明にするなど、リラックスできる環境を提供するのがポイントです。

カフェスペースを設置することで社員同士の交流が促進され、絆を深められたり、エンゲージメントの向上に繋がります。

７．集中できる個室を設ける

社員が交流しやすい環境を整えることも重要ですが、仕事を集中して行える個室も用意すると良いです。

一人で集中できる場所として、ソロスペースを設けるのもおすすめになります。

周りの物音が気にならない防音仕様にしたり、BGMを流すことで、さらに集中できる環境になります。

対面でのコミュニケーションの機会が減った現在では、いかにして社内のコミュニケーションを増やすかが課題となっています。

社内のコミュニケーションを増やす取り組みとして、オフィスをコミュニケーションハブにすることが注目されているのです。